（1）制定统一的管理规范。

自动化文书档案的管理，首先要制定统一的制度管理体系，其次要规范操作技术。目前在制度上，很多公司的文件和档案管理是分开的，档案管理人员不能随便翻阅查找文件，这给档案的整理归档带来了一定的难度。因此，档案管理首先要从制度上规范，实现文件和档案的统一管理和规划，保证档案归档过程的完整性。例如，从文件的收集整理、文件的形成，到管理归档和查阅都要在档案管理人员的监督下进行，统一文件电子格式。

（2）规范文书档案管理操作技术。

电子化的文书管理是要利用相应的软件系统，在选择软件时要选择性能好、兼容性强的系统。此外，还要规范相应的技术要求和技术标准，如文件标准安全数据、接口数据标准以及各类数据转化标准等。

（3）改变文书档案管理理念。

在自动化的办公状态下，文件处理后可以直接归档，大大提高了文件管理效率，而办公的重点也会有所改变。档案管理工作从立卷转移到转运文件，就开始进行监督指导，确保环节质量。而自动化的办公系统可以进行文件的分析管理，将文件分类以后可以由系统完成标引主题，大大缩减了管理人员的工作内容。这时，管理人员可以集中精力完成鉴定档案价值工作以及控制跟踪文档运行流程。鉴定档案价值工作只能单纯地依靠人工完成，对于确保档案质量有着十分重要的作用。控制文件运行流程是确保文件整理完整，内容准确的重要依据。

（4）加强文书档案电子化管理的保密工作。

随着网络技术快速的发展，档案内容安全问题受到人们广泛的关注。近年来，黑客的入侵、病毒网络的流行以及频频发生的网络数据信息泄露事件，对档案内容有着巨大的威胁。自动化的办公环境下，为了保证文书档案的安全，就必须采用更加先进的防盗技术，其中包括检测攻击篡改技术、恢复数据功能等。与此同时，要建立用户身份确认信息，设定用户访问权限、用户特殊角色和防篡改措施。一方面，进行档案秘密等级的划分，档案秘密等级越高，需要验证的程序越多。另一方面，提高档案管理人员的计算机技术水平。文书档案管理人员要熟练掌握相关文档处理的计算机知识。更新自己以前的传统管理经验，按照电子化文档管理的要求運用相关知识进行文书档案管理。避免出现由于自己操作失误所引起的文档丢失现象，与此同时可以充分发挥网络管理优势，提高文件收集、整理、归纳效率。