实现文档一体化管理是进行档案管理信息化建设的切入点和基础工作，是档案管理信息化建设至为重要的关键环节。但在当前很多单位的档案管理信息化建设中，并没有真正做好这项基础工作，对其重要意义缺乏清晰的认识，这在很大程度上影响了档案信息化建设的实际推进效果和质量。文档一体化工作不到位，其原因归纳起来主要来自两方面，一是现行的体制，文件处理和档案管理分属两个不同的部门或机构，职能范畴不同。文件处理主要由其职能部门负责登录、编号、分发、清退、归档等工作，移交后则由档案管理部门按流程负责其鉴定、分类、组卷、著录、利用等工作。在文档一体化过程中，多数软件将分属两个不同职能部门的工作进行了结合，本意是在文件处理阶段就将各类归档信息进行规范，为之后的档案信息化管理工作打下基础。但在实践应用中，很多文件处理部门对与其职能无关的归档信息处理并不重视，致使文档一体化工作的在最前端的实施效果大打折扣。二是文件处理与档案管理无法实现信息共享。由于文件处理与档案管理没有形成统一的标准，数据库在两个系统各自独立没有实现网络互联，使得“信息孤岛”现象较为严重，文档一体化只是在软件应用功能中具备，无法实现真正的信息共享，只是形式上一体化。
切实做好文档一体化工作，首先应将文件处理与档案管理统一形成一个有机的整体进行管理，然后在此基础上，将文件处理的各个环节如起草、审批、归档等纳入到文档一体化进程中。这就要求文件处理与档案管理部门在机构和职能上进行一定程度的整合，同时统一标准，规范流程，网络互联，建设从文件的生成、流转到归档、利用完整的综合办公系统平台。只有这样，才能有效实现文档一体化的建设目标。