电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。

（一）加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，档案多为纸质档案，由于档案工作的特殊性，在管理与存储过程中，存储占用空间大，保存成本高。档案管理人员需要花费大量的时间，进行手工收集、整理、保管、编研和向利用者提供服务。一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，将档案进行数字化管理，把档案保存到政府数据平台，不用担心档案受到自然环境破坏，也不用担心因为人员翻看破坏资料完整性，还节省了存储空间，减少机关单位的用纸量。信息化档案管理不再需要大量的人力进行维护、管理，减少了档案工作人员整理与装订档案的时间，提高了归档质量和检索速度，减轻了工作人员的劳动强度，节约了人力成本，提高了工作效率。

（二）加强电子档案管理，有利于满足工作的多样化需求

随着社会的进步以及工作的需要，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，解决了使用者多样化需求的问题。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

（三）加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。电子档案的应用管理，为档案使用者提供高质量的服务，这就要求我们必须拓宽知识面，努力學习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的最大社会效益。