强化档案利用意识，关键在于它对经济和社会发展所起到的作用，档案自身的特殊属性决定了档案馆不会像图书馆一样引起人们的广泛关注;但也恰恰是因为它的特殊属性，决定了档案馆终究不会为别的机构所替代。档案是历史的真实记录，具有参考价值、凭证价值和教育功能。加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，要从多个角度展开工作。

1.加强工作人员管理，提高档案保护意识

档案利用不仅仅是档案部门的事，也是全社会的一项重要工作，利用好档案，发挥好档案的社会价值，是全社会的责任，当然更是档案工作者的义务。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

2.完善档案利用机制，整合各类档案资源

要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。为了保证档案利用服务成为一个持续不断的卓有成效的活动，档案部门可以在档案信息网络中建立利用反馈系统，收集、整理各方面对档案服务的意见和要求，然后进行梳理、分类、制定出改进方案，以不断完善档案利用的服务机制，形成档案服务的科学的工作流程和合理的运行机制。

3.规范档案利用方式，避免不必要的损失

电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。