在档案管理基础工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备的不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急,循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.分门别类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷,在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4.用“关键词”替代“主题词”,简化查找时间,提高效率。“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端,怎样取其利避其弊,我认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词,进行标志待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。

近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。