1.进行档案管理的主要目的是为了满足用户需要

之前传统的档案服务是通过纸质材料、图片材料以及声像材料等向客户提供所需的档案信息。现阶段，互联网技术不断发展，人们逐渐习惯利用互联网技术来获取所需要的资源信息，相关研究人员对未来档案用户类型和用户需求进行了论述，在未来发展中，中国将出现更多的档案网站在线用户，档案服务由实体档案馆逐渐转换为数字化档案馆，人们也会通过数字化、智能化以及信息化的形式更加方便地获取档案信息。

2.管理数字化有利于实现档案信息资源共享

对于已经习惯将互联网当作主要资源信息获取渠道的现代人而言，如果少了数字化档案作为支撑，人员将无法有效检索、搜集、下载档案信息，使得档案信息需求无法得到满足。未来用户的档案新需求会由实体化向着内容化转变，由纸质型材料转换为电子型材料，从到馆查阅的方式转换为互联网检索形式。只有顺应时代发展潮流，重新定位档案用户以及用户需求，才能够不断提升服务水平，发挥出档案信息的整体价值，如今，档案管理数字化、电子化建设已经成为当前信息资源共享发展、长足发展的必然趋势。

3.管理数据化有利于增强档案的保存性，完善档案管理

电子档案的出现，不但提升了管理效率和质量，还有效缓解了阅览室、馆藏库房紧张的情况，增强了档案的保存性。传统档案管理职能主要是以保管和应用为主，而信息化时代档案管理职能正在向着信息搜集、管理和服务改变。传统的管理模式无法适应信息化时代档案的管理要求，只有对其进行创新，改进档案的搜集、整理、保存手段，合理的配置资源，才能够有效管理，为用户提供更加优质的综合性服务。

4.管理数字化有利于提升档案可利用性

传统的档案内容比较单一，只有专业研究人员才会去阅读和利用，对于信息化时代的网络用户而言，馆藏资料产生的作用并不大。从相关统计数据可以看出，馆藏档案利用效率不足10%，档案信息利用的复杂化是产生此问题的主要原因。因此，可以采用转换档案信息的形态和载体性质来解决。档案信息的管理和开发工作在我国具有十分重要的作用，它有利于档案信息资源的深度开发和广泛利用，为我国信息资源建设提供可靠的信息保障、后盾。