1.扫描的公开文件挂接在“XX市档案信息资源管理系统”中，建立每一个档号文件夹与档案目录数据库中该份文件的档号的一一对应关系，并将公开文件夹存储到可移动存储设备中。
2.非公开文件连同档号文件夹一起存储到可移动存储设备（软盘除外），不得与公开文件存储在同一文件夹中。
数据验收合格后刻录光盘，采用离线移交的方式移交到同级国家综合档案馆。
3.以“XX市档案信息资源管理系统”中档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号文件夹后，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。