所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。数字化具有直观、简单、速度快等优点。档案数字化、电子化是随着多媒体技术、计算机网络技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库”，它将各种传统载体中的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以网络化的形式传输，数字化的形式存储，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷共共享共享和利用的目的。经过数字化处理后的档案能够通过各种各样的管理软件进行整合，使档案利用服务方式更加灵活多样，最大限度地实现了档案资源的共享。
档案数字化建设的主要内容。从数字化的内容来看，档案数字化的对象主要包括以下两个方面：一是纸质档案进行数字化，即将原有馆藏的纸质档案、传统载体的档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换。二是对正在形成中的电子类文件进行及时归档、、保存，做到电子文档的真实有效、齐全完整。从档案数字化的发展顺序来看，数字化的内容分为以下两个层次：一是档案目录的数字化，即建立档案目录数据库资源，严格規范档案信息的著录标准，科学选定档案目录的数据库结构样式。二是档案全文信息资料的数字化，即采用扫描录入的方式将档案资料的全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录、索引，或是经OCR（光学字符识别技术）识别后采用文本格式存储档案原貌内容，辅之以全文检索数据库技术。