对电子文件的收集与管理并不是一项简单的工作。在人类发展的历史长河中，从最初的“结绳记事”到电子文件出现之前的各种类型与载体的档案，没有什么能像电子文件那样给档案管理带来深刻的震撼与变革。当电子文件“忽如一夜春风来”，成千上万地冒出来时，档案界的应对似乎有点手忙脚乱。许多单位的电子文件管理一直处于自发形成与保管阶段，没有可遵循的章程，没有相关职责规定，更谈不上有意识地归档保存。有些电子文件已经损坏、散失，损失难以估量。到目前为止，我国档案界似乎还没有对电子文件的收集归档做好充分的准备。这源于二点原因：

一是电子文件信息具有易变性。电子文件的一大特点是在其生成、运转，甚至归档过程中，内容极易被修改，而且看不出任何改动的痕迹。电子文件信息总是处于实时的动态变化之中，不断地进行增补更新。对于文件形成者来说，这创造了高效的工作条件。但是，从档案工作者的角度看来，这却陡增档案管理的难度。相对于传统的档案认知，电子文件易被修改和复制的特性使其显得过于“ 虚”化。一时之间，对于电子文件的原始性、真实性、可靠性、完整性和准确性还难以把握。

二是对电子文件进行收集归档涉及的范围超越了传统档案管理工作的职责范围。正是由于电子文件信息具有易变性，为了认证电子文件的原始性与可靠性，必须能够清晰地记录和反映某一份电子文件形成和办理的全部动态过程及相关的背景信息。而且由于电子文件的信息非人工识读性，对于归档的电子文件是否丢失、内容是否正确、文件能否正常打开都必须进行检查验证。而这些工作无法同传统载体的文件归档一样等到文件全部办理完毕再进行。法国档案学者C·诺加雷提出“要重新考虑他们（档案工作者）在文件生命周期进行干预的时机”。我国国家档案局也提出“必须从办公自动化或电子计算机辅助设计、辅助制造等系统设计及电子文件生成时，就采取措施” 。要实现这些目标，档案管理工作必须向前端延伸，参与到文件管理工作中去，记录从电子文件“出生”到归档的一切活动过程和处理情况，即实现前端控制。前端控制思想已在档案界得到共识。然而究竟如何实现前端控制？从我国目前的管理体制来看，档案管理工作一般不具备从事前端控制的职能。另外更重要的一点是，档案工作与其他各部门工作只是服务与服务对象的关系，档案人员对前端文件工作的过多介入会引起一线工作人员的反感，如果影响到他们的本职工作，那是任何部门都不允许的。由是观之，档案管理工作对电子文件的管理意图与电子文件形成者使用计算机生成文件的本意相悖。人们使用计算机生成和处理电子文件，就是因为计算机高效率和节省时间的特性。期望文件形成者去记录一份电子文件的形成信息，以及在修改中对初稿、定稿等加以区分显然是不可能的，也是极为不实际的。而且在电子文件运转过程中，承办人员不会主动在记录文件上增添相应内容。因此，对于前端控制的要求，在一定程度上阻碍和延缓了电子文件的收集归档。

所以，截止到目前，我国网络档案信息的主要来源是馆藏档案的数字化。在档案信息资源建设过程中，档案工作者都把着眼点与重点放在馆藏档案的数字化上，而很少顾及电子文件的收集归档。其结果是电子文件形成机构随意处置电子文件，档案室与档案馆却又重复对文件进行数字化，而这些文件有可能在形成之初是以电子文件形式存在的。这样造成了一个恶性循环，无形中加剧了文件的形成使用与档案管理的矛盾。所以，在今后一段时间内，要加强对电子文件的收集归档。