电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

最初，我国多数文件形成机构对电子文件的使用，仅限于生成电子文件后打印成纸质文件下发运转，而对数字化的原件放任自流。电子文件在某台计算机上产生，然后又在该计算机上消亡。随着信息技术的进步和办公自动化的发展，越来越多的电子文件开始在局域网中流转。许多文件形成和办理机构利用办公自动化系统，通过局域网收发和办理电子文件。此时这些机构关注的是电子文件的第一价值，而对第一价值实现之后的电子文件一般仍是顺其自然地任其自生自灭。电子文件在某台计算机上产生，在某个局域网中运动至最终消亡。随着信息技术的再发展和电子政务等社会性信息化工程的实施，届时电子文件在某台计算机上产生，将在整体意义上的网络中存在与运动。在这个阶段，电子文件的利用开始受到相关各行业的瞩目。人们不仅关注电子文件的第一价值及其实现，对电子文件所具有的第二价值也更加关注。此时档案界不可避免地要承担起相应的责任，对电子文件进行收集、鉴定、归档、管理并提供利用，以保证其第二价值的实现。一份电子文件的最终命运是昙花一现还是万古流传就取决于档案机构的收集归档工作。

电子文件的归档就是将具有档案价值的电子文件及其完整的背景信息和元数据，一并移交到档案部门控制的包括各种存储设备、网络系统在内的计算机系统中。电子文件归档同传统载体的文件归档的实质相同，是“文件材料经过人的主观能动向档案的转化” 。对电子文件进行收集归档的必要性体现在要确保电子文件具有档案的本质属性，即原始记录性。

档案的主要价值在价值形态上体现为情报价值与凭证价值，而凭证价值是档案区别于其他文献的最主要的价值形态。在多数情况下的档案利用中，很大程度上包含着对档案本质属性的注重，要求确保档案信息的真实可靠。信息的真实可靠，对纸质档案来说是以档案原件作保证，对于电子文件则以明确其所有权属于档案机构为保证，即对于一份电子文件，对其进行管理与公布的机构的性质在一定程度上决定了其信息的真实可靠程度。所以，明确了所属档案机构的档案信息才更有利用价值。

对于电子文件来说，虽然有可能在档案机构对其加以收集归档之前已经存在于网络之中。但它的性质只是属于文件形成和承办机构的内部文件，并不是网络中公开的信息。此时有可能通过网络对其加以利用，但利用的性质是机关内部使用。在第一价值实现完毕又未经档案机构收集归档的电子文件，只是网络中流浪的信息，它可能有一定的利用价值，但绝不可与档案的价值同日而语。电子文件只有经档案机构收集归档和管理、认证、公布之后才能称之为档案信息，才能成为公众可利用的信息资源。所以，电子文件的最终处置应当由档案机构决定是为其“养老”还是“送终”。虽然目前对于如何确保电子文件的原始记录性还存在争议，但是对于电子文件必须由档案机构进行最终处置已达成共识。