数据录入时具体问题的处理

所有阿拉伯数字一律以半角录入

来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。

案卷题名特殊处理：

题名过长时，可省略冗余部分，并用“﹍”表示。

无题名或题名不全不能揭示文件内容时，应根据内容另拟加[ ]号，如通知[关于召开安全生产紧急调度会议的通知]

转发文与被转发文视为一件，用转发文题名，如转发文不能揭示文件内容，原题名照录，同时录入被转发文题名，加[ ]号，如关于转发省档发[2005]1号文件的通知[关于印发〈辽宁省电子文件归档管理暂行规定〉的通知]

文件编号特殊处理：

由机关代字、年度和顺序号三部分组成，年度用4位阿拉伯数字表示，录于[ ]内，如铁市档发[1999]1号

多个文件编号，只录主办单位，若立档单位是联合发文机关之一，也必须著录立档单位的文件编号，编号之间用“；”分隔。如：铁市财发[1999]5号；铁市劳发[1999]28号

责任者特殊情况处理：

分团体责任者，个人责任者二种。多个责任者，录列首位的，主办

单位和立档单位是责任者的，必须著录；上级主管部门是责任者的必须著录，省略的用[等]表示，责任者之间用“；”表示，如铁岭市社保局；铁岭市档案局[等]

责任者要录入全称或规范简称，如：纪委[中共铁岭市纪检委]

未署责任者的应考证，并录在[ ]内，考证无结果时，用三个□□□代替，如[铁岭市档案局] □□□

时间录入要求：

用8位阿拉伯数字表示，年度不详用“0”补充，如19950208 00000728

多个人名的录入方法：用“，”分隔，如：关于李明[张三，李四，王五，赵六]等同志任职的通知

附件、提要、附注项录入内容：

具有检索意义的重要附件录在附件栏，多个附件之间用“＋”分隔，如题名项：省技术监督局关于下发几个行业标准的通知，附件项：冶金行业技术标准＋机械行业技术标准＋化工行业技术标准。

提要项是对文件内容的简介，应反映主要内容，重要数据。

附注项录入需要解释和补充的事项，如文件不同稿本，不同载体，文件来源为捐赠、复制、寄存、代为保管等

档号的录入格式

案卷级：全宗号—目录号—卷号 1 —1 —23

文件级(传统)：全宗号—目录号—卷号—件号、 页号

1 —1 —23 —30

文件级(新): 全宗号—年度—保管期限—机构（问 题）— 件号

1 —2009 —永久—综合—1

照片: 全宗号—保管期限—册号—张号 1 —永久—5 —40