数字化时代不仅改变了人们对档案职业本质的认识,而且也改变了档案职业内涵本身。多媒体、网络和数字化档案信息技术导致档案职业发生了根本性的转变,数字化时代档案职业面临的挑战必须正确应对。

１　档案信息资源的鉴定问题

数字化时代档案信息资源的生成成本低、容易获得、重复率高和价值不确定性,影响到数字化档案信息资源的整体质量。归档电子文件易更改性、对设备具有依赖性和迁移性等三大特性,又使得数字化档案信息资源存在真实性、可靠性和安全性问题,需要做真实性、可靠性鉴定和安全性评估。

随着我国档案数字技术的飞速发展,特别是多媒体技术和数字化信息技术的广泛应用,得以产生海量的数字化档案信息资源,这些资源不但成本不高,获取途径简单而且效果明显。比如数字化摄像、摄影技术普及,使得声像数字化信息资源成几何级数增长,生成海量数字化影像档案信息资源。在实践中不难发现基其中存在大量重复,价值不大的,没有保存价值的数字化声像档案信息资源。如果不加以鉴定和做清除处理,不仅会占据大量的电脑储存空间,而且会占据大量的储存资源,更值得人们注意的是,会严重影响档案信息资源的质量。因此,必须通过价值性鉴来优化数字化档案信息资源。

２　档案职业工作模式

过去传统的档案职业工作模式,已经被计算机智能化管理模式所取代。计算机技术的普及使得文件的生成和载体也发生根本性地改变,由单纯的纸质载体档案发展成为归档电子文件和纸质档案共存的局面。实现这一转变的速度太快,档案职业从业人员不论从思想上还是技能上大多不能适应这种变化,也根本来不及准备。主要是缺乏计算机管理知识和技能,还不能很好地掌握现代化档案管理模式。因此,需要用一定的时间、精力和平台去学习、探索和实践,最终才能具备掌握现代化档案管理模式的技能,否则就会被数字化时代档案职业所淘汰。

３　馆藏档案资源存储载体多样化

数字化时代馆藏档案资源不仅包含实体档案资源,而且包含归档电子信息资源。储存载体也发生了根本性的变化,主要表现实体档案资源的载体没有变化,而归档电子档案资源的载体则有变化,是因其有现实体档案资源不同的独特性质,不论从产生、传递、整理和储存载体都离不开相应的硬件设备。只有很好地利用这些特性才能有效地管理好归档电子档案,挖掘归档电子档案资源的利用价值为社会服务。实际上,归档案电子信息资源对硬件设备的依赖性还表现在其储存载体并不是单一的,而是多样的,如计算机硬盘、U 盘和光盘等都是归档电子信息的载体。

４　档案职业管理技能

数字化时代档案职业从业人员必要掌握现代档案管理操作技能。否则,就不能有效地驾驭数字化档案信息资源管理软硬件设备,不能对数字化档案信息资源实行有效管理,档案数字化工作也就无从开始,只能停留在原始操作水平将会与社会发展相脱离,根本无法与数字化时代档案管理相接轨。因此,档案职业现代化操作技能必须掌握和灵活运用,必须结合档案职业从业人员岗位角色学习和掌握相应的数字化技术能力,明确现代档案信息管理技术在档案职业中的地位。档案职业管理技能的基础是普通技能,是确保档案资源建设工作正常运行的基础条件,是档案职业从业人员必备的最低层次操作技能。

５　档案职业从业人员素质

数字化时代档案职业从业人员,大多不具备档案职业应有的专业技能。由于普遍年龄偏大,知识结构不合理,比较适合从事传统的纸质档案的整理工作,但无法完成数字化时代档案职业档案信息资源的建设工作。为了改变这一现状,必须彻底改变档案职业从业人员知识结构、人才结构、学历结构、专业结构。从高校引进档案专业人才,加大档案职业从业人员专业知识的培训力度,提升他们的档案职业必备的操作技能。理清档案职业从业人员思维,逐步从随意转向专业,从非理性转向科学化。档案职业从业人员从辅助转向参与,从被动转向主动,档案职业技能从手工转向自动,从经验转向科学。

６　档案职业门槛低

档案职业目前仍没有确定的门槛,也就是没有档案职业准入的具体规定,特别是机关企事业单位档案机构,因为属于单位的附属机构,历来处于边缘地位,必须建立职业准入制度和职业认证制度。只有这样才能实现档案职业人力资源建设走向规范化、制度化和专业化道路,这也是档案职业逐步走向职业化发展道路的基本条件,对于提高档案职业社会地位、经济地位和政治地位,推动档案职业社会化具有积极作用。要从档案管理顶层国家层面牵头建立档案职业资格认证机构、科学地认证制度、认证方式与认证体系,确保档案职业准入门槛不至于过低。

７ 　档案职业分布的领域不宽

从档案职业的分布领域可以看出只有政府机关、事业单位以及大型的企业才会单独设有档案机构,一般的小企业虽然也有档案职业岗位,一般由行政或人事部门兼管,为本单位提供档案信息服务。因此,为了拓展档案职业的分布领域,有必要扩大档案职业的社会性功能,密切档案职业与社会、政治、经济及其他领域的关系,建立自上而下,左右联通的档案职业网络,使档案职业渗入到全社会各个领域中去,实现独立行使档案职业的社会职能,更好地为社会服务。

８　社会对档案职业认可度低

虽然人们对档案职业的认可度有所提高,但总体上还停留在比较低的层面。造成我国档案职业认可度低的因素固然很多,主要的应表现在档案机构除了国家综合档案馆和专业档案馆外,大多数不是一个独立的管理机构,而是附属在政府机关、企事业单位所属服务部门,而且在单位上也是属于边缘化部门。如果站在本单位这一层面来分析档案职业无疑是属于边缘化或冷门职业。不论从那一个角度来看档案职业都是单位的一种辅助职业而不是单位的核心或中心工作,这是档案职业在单位上的所处的地位和发挥的作用造成的,这也是不可改变的客观现实。而与其他辅助职业如文秘从业人员、图书馆从业人员、档案从业人员的认可度相对也要低。要改变这种现状,应立足于档案资源建设,加快数字化档案信息资源建设的速度,拓展数字化档案信息资源服务和文化功能,通过各种渠道宣传档案文化,凸显档案利用功能,提升档案价值和影响力,才能逐步提升档案职业的认可度。

９　社会对档案职业回报指数低

档案职业从业人员普遍认为档案职业的社会地位、政治地位和经济地位还不如图书管理职业等相近行业高。究其原因,跟档案职业的客体有关,档案最本质的东西是具有原始记录性,而这些记录的保密程度划分相应密级,无法让全部的档案为社会服务,利用率必然较低。客观地说档案职业内容包括收集、整理、录入、进馆和利用查询等简单任务,难度系数相对低,易于替代必然导致社会对档案职业的回报指数低。然而,数字化时代的到来为彻底改变社会对档案职业回报率低的现状提供了可能。因为,数字化时代档案职业的客体是数字化档案信息资源建设,而数字化档案信息资源是社会信息资源库的组成部分。所以,只有做大做强数字化档案信息资源对社会做出较大的贡献才能真正赢得社会认可。

档案职业虽然是一个历史悠久的职业,但是从业岗位或领域并不宽,分布也不是很广,不是大多数择业人员的理想职业或岗位,与类似职业比较不论社会地位还是经济利益都没有优势,这是与档案职业的边缘性和辅助性特性所决定的。数字化时代来临,现代科学技术渗入档案职业,使得档案职业的客体档案资源建设内容和形式发生了巨大的变化,数字化档案信息资源已经成为社会信息资源的组成部分,通过做大做强数字化档案信息资源,丰富社会共享的社会信息资源,从而有效地拓展和弘扬档案文化,不仅能为社会提供更有效地利用服务,而且可以有效提升档案职业的社会地位、政治地位和经济地位。