档案文件的归档整理是档案管理人员必备的基本技能之一。档案文件归档整理应该遵循什么原则,有什么技巧呢?
一、档案文件归档整理的原则
不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等不相同,但都要遵循一定的原则。归档整理分类要求精准、规范。首先要对档案文件有一个初步的了解,科学取舍进行归纳整理,还要根据档案的重要性进行细致的划分,同时档案之间是存在历史联系的,因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系,不要把它们分割开;其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量,保证档案完整性,确保整理工作的顺利进行;最后,在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订,有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正,同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度。
二、档案文件归档整理技巧
一般而言,归档整理可以划分为两个层面,在整理过程中,可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分,这样在划分中形成一个制定程序的基础,按照我国的相关法律要求,设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面,则主要集中于对方法的运用,以及技能的熟练性。具体来看,整理分类程序相对简单,重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此,建议从这些构成要素出发,制订与其相符合的程序。总之,不同的档案管理对象,应该采取与其相适应的程序,但主要的思路应该明确,并坚持简化原则等。