它源自于档案管理实践，有文字记载比较全面的，如奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；也有文字记载较少的，如纪念品、礼品、奖品；也有根本没有文字记载的，如产品样本、标本等。

范围

实物档案的范围：

1、本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；

2、公务活动中获赠的纪念品；

3、上级领导知名人士的题词字画等；

4、本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；

5、其它有保存价值的实物。

特点

实物档案的特点

1．具有档案的本质属性——原始记录性；

2．直观性；

3．种类和形态多样、载体各异，保管和整理、分类的难度大；

4．具有档案和文物的双重性质；

5．非独立存在性。

归档

1．分类：实物档案应以“件”为单位进行整理；

2．排列及编号：归档实物可先按物品类型排列，同一类中再按归档时间顺序排列，实物档案较少而不分类的基层单位可直接按归档时间顺序排列，编流水号，一件一号；

3．编目：归档实物应按分类方案和编号顺序编制实物档案目录；实物档案目录应按类别装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目。

保管

实物档案载体形态各异、大小规格不一，小的有奖章、证书，大的有奖杯、锦旗，由于装具不统一，因此保管方法也不尽相同。

可折叠的或小于A4 幅面的实物档案，如证书、奖状、锦旗等，在贴好标签后分类别按顺序放入实物档案盒中保管，这样，既外观排列整齐又方便利用；

较大的实物档案，如奖牌、奖杯、纪念品、字画等，由于规格不统一，无法入盒保管，可在贴好标签后放在陈列柜或专用柜中保管，也可放在特制的装具里， 置于单位走廊或会议室中，能更好地发挥它们的宣传作用；

停用的归档印章应先蘸红印泥盖在白纸上，并在红色印模下方填写与实体相同的编号，再将印章清洗干净，装在特制的木格盒子里，印模向上，将印有印模的纸一同归档。