档案是伴随着文件发展而产生的。文件是档案的基本，也是档案管理的最终落脚点。档案具有真实性，反映了各个单位的工作内容和发展历程。各项工作的开展都要以档案为依据。在现代的事业管理中，合理的利用档案是保障公司持续发展的前提。档案在现代社会发展中有着不可替代的作用，它指导着企事业单位的发展方向，为企事业单位制定对策提供依据，是对发展历程的真实反映。本文就目前文书档案整理和保管方法的创新进行了详细的论述，为社会和企业的发展提供了借鉴和参考。

在现代社会发展的新时期，文书档案已经成为社会各个领域广泛应用的记录方式。所以文书档案的整理和使用方法要紧随时代的发展，不断的与时俱进。文书档案工作记录了各个企业领域的发展状况，是促进企业发展的重要手段。因此做好文书的整理和保管工作是档案管理中非常重要的一部分，相关部门要做好对文书保管方法的创新的工作，提高档案的管理效率。

一、文书档案的归档范围和保管期限

因为企事业单位的工作职能不同，所以各个单位的文件种类也不同，归档的范围也各有其区别。但是我们也可以从中发现它们之间的共同规律，通过他们之间的内在联系，判断它们对公司发展的价值。经过仔细的分析我们就可以了解文档对公司发展的价值和重要性。

上级文件归档的主要有二部分文件材料：一部分是针对本单位发的文件，如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、物资、奖惩等方面的批复、通知、通报，这是最重要的依据材料，有的要永久保存，有的要长期保存。另一部分是国家、省、市县各部门发的法律、法规、政策规定，以后要作为执行的依据，要归档作为短期保存。

对单位文件资料的归档，不仅要发布正是的文件，对工作的总结、汇报、领导的讲话等都要归档。对重要的文档要永久性的保存，对于一般的文档，要做好长期保存的准备，对于作用不大的文件，也要保持其短期性的作用。同级的单位或者具有联系的单位要保持文档之间的联系，一般的参阅件不必归档，对重要的合同、协议都要进行准确的归档，与本单位的重要文档要进行永久的保存。

下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档，重要的长期，一般的短期。

具体归档范围：企业的归档主要是党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类。机关事业单位按各自的归档范围执行。

二、文书档案的整理方法

（一） 文书立卷责任部门：文字档案一般由文书、收发人员进行收集，立卷归档，这是我国长期以来的立卷制度。1956年4月 16日国务院《关于加强国家档案工作的决定》中规定：“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”这一决定说明了文书立卷的重要性，确立了文书立卷是文书处理部门。档案对企事业单位起到的是一个监督的作用。一些小规模的单位没有健全的文件管理制度，档案工作也不规范，档案整理工作一般都是文员在做。还有一些其他的单位建立了规范的档案室，把立卷的任务交给了档案室，这样的方式虽然保证了文档管理的正规性，但是无法确保档案收集的全面性。文件材料的产生规律和内在联系都不清晰，导致档案的内在质量不高。所以建立标准的立卷制度十分必要，有关部门要明确文书档案管理的工作。

（二）文书立卷的基本要求和主要方法：

文书立卷的基本要求是遵循文件材料形成的客观规律，维持文件的内在联系，对不同价值加以区别和认定，为文档的保管和使用提供方便。

文书立卷的主要方法是“四分四注意”。

1、分年度，注意把文件形成年度和针对年度相结合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按针对年度立卷，如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。

2、分级别，注意上下级文件之间的密切联系。一般文件应把上级、下级与本级文件分开组卷；但请示与批复，来文与复文应与本单位文件一起组卷，转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。

3、分类别，注意问题的专门性和问题之间的联系，按分类方案分成若干类，如企业先按四大类分开，每一大类再按文件多少分成若干卷。

4、分保管期限，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。

（三）文书立卷的操作程序：

1、初步立卷：根据每年形成的材料数量， 剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。

2、拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。

3、卷内文件排列与编号

a卷内文件排列

密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。

b装订的案卷要编页号，

卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角，背面的左上角编写页号。不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。

三、文书档案的保管措施

计算机辅助确定归档文件保管期限的方法主要是使用的是比较抽象的方法，可以在月末或者年底进行分批的处理，也可以及时的对特定的单独文件进行处理。

1.编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。

2.根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。

3.编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心

4.每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。

四、结束语

文书档案的整理需要档案管理人员明确自己的职责所在，确定文书档案的管理范围。本文通过对文书档案的管理的基本要求和归档方法的详细阐述，提出了对档案创新保管方法。做好文书档案的管理工作要与科技的手段相结合，运用计算机辅助文档的管理，达到管理的合理性和科学性，为社会各个领域的发展提供完整的参考资料。