信息技术的高速发展和推广应用使得信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一。而档案做为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来,档案数字化建设是信息技术发展的必然需求,另一方面国家对信息资源开发重视程度的提高推动了档案数字化建设发展。档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求,是档案工作者目前一个非常重要和紧迫的任务。

　　档案数字化建设的意义主要有以下几个方面：

　　一、 档案数字化建设是实施并拓展现代信息资源共享的必然要求

　　把用户的需求放在第一位一直是档案工作的目标,但传统的档案服务主要局限于阅览室,然而到档案馆的用户只是所有用户中很小一部分比例。做为一种不可替代的社会信息资源,档案信息不仅被传统的习惯于利用纸质档案原件或复印件,习惯于到档案馆使用照片档案和声像档案的档案利用者所需要,也是熟练掌握各种信息工具,习惯于轻点鼠标在网上冲浪的信息用户应该享有的宝贵财富。英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向:越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户,越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。

　　对于已经将互联网作为主要的信息获取和利用方式的用户而言,如果没有数字化档案的支持,就无法通过网络搜索、浏览、下载档案信息以获取知识和查阅资料,那么他们的档案信息需求将无法满足。毫无疑问,未来的档案信息需求将越来越多地从实体转向内容,从纸张型转向数字化、多媒体,从到馆查阅原件转向搜索和点击档案网站。只有尊重新型档案利用需求的出现,重新定位利用者类型,并对未来利用需求进行理性判断和预测,才能在社会变化中仍然较好地发挥档案的信息价值。 档案数字化变革对未来档案利用有着深远的意义,是现代资源共享的必然要求。

　　二、档案数字化建设是提高档案的可利用性,开拓档案发展前景的基础

　　传统的档案给人的印象是只有研究类学者才会去阅读,档案枯燥的内容和高深的理论似乎只有学术研究人员才能去利用,对于那些不想利用原始档案资料的网络用户来说,档案信息形态的单一是对他们的需求习惯和方式的轻视,是对他们利用的权利的剥夺,这也造成了档案信息的利用长久以来处于尴尬的困境之中。从国家档案局1994-2003年的统计数据中显示出馆藏档案利用与99%以上的人不相关、档案利用与90%以上的馆藏档案不相关。 档案信息利用本质的复杂化是造成这一窘迫局面的一个非常重要的原因。对于档案信息的本质特点所导致的利用障碍,我们可以通过转换档案信息形态或载体性质,组织和深度加工档案信息内容,可以来弥补和相对弱化,这正是“档案信息数字化”可以完成的任务。

　　另外随着社会的发展,信息的开放,许多时尚的人也渴望对档案的利用,他们希望在任何时候任何地方都能获取针对自身独特需要的有价值的信息。尤其是互联网技术的迅速发展,网络用户的信息需求层次也逐渐提高,越来越多的人对个性化的要求不断提高,个性化信息服务是指基于信息用户的信息使用行为、习惯、偏好和特点,向每一个用户的独特信息需求进行有针对性的服务。个性化信息服务是人类社会生产力发展到一定程度,在信息服务领域内所呈现的一种社会特征,是信息服务的发展方向。数字化档案信息就为他们个性化服务的提供了基础。对于信息服务机构来说,是否能提供经过筛选、整合、优化后的“个性化服务”将是未来衡量信息服务水平的指标之一。档案信息数字化将为个性化的档案信息服务提供基础条件,它对于档案利用活动中各参与主体会产生积极影响,在一定程度上会提高档案的利用率。档案数字化建设是提高档案可利用性的需求,是开拓未来档案发展前景的必要基础。

　　三、 档案数字化建设是增加档案的保存性,完善档案管理的迫切需要

　　甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质这些信息的载体,在档案史上经历了几千年,记录下了人类文明史。而近年来,他们迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替,形成了现在的电子档案。电子档案的应用不但能提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。然而有许多档案馆的电子档案保管、利用与形势的发展要求不相应,利用纸质档案的管理经验及较原始的检索利用水平来管理电子档案,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至造成电子档案的清洗、丢失,这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。另外从档案的管理来说,目前档案的管理正从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,向档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务方向转变。传统的管理模式不能适应信息巨大的电子档案的管理要求。电子档案的出现给档案的保存、管理提出了一个亟待解决的课题,那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段,而解决这个问题的途径只有一个,那就是档案馆的数字化。档案数字化是档案载体的更新换代的迫切要求也是提高档案管理工作必然趋势。

　　档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务,它对档案标准化、规范化水平,系统的整体水平都有较高的要求面对这种挑战我们档案工作者应积极应对,我们要开拓视野,不断学习档案管理及相关知识,利用现代化技术为档案工作,进一步开发档案的潜能和可利用性为档案的需求者提供更好的服务。