人事档案，是全面、真实、动态记录个人身份、学历、工作等各方面的文字材料，与个人工资待遇,组织关系,社会保障紧密联系，具有法律效用，是个人人生轨迹的重要依据。数字化，通过电脑扫描、个人信息数据录入、数据压缩等技术手段，将传统的纸质档案、图像文件以及相关证书复印件的电子文档存入电脑，系统整合，组成人事档案数据库。人事档案数字化即实现人事档案查阅、管理和服务方式数字化的过程。

　　一、人事档案管理目前存在的问题

　　1、目前人事档案管理实行有形的库房管理，因此档案管理空间非常有限。人事档案需要长期保存，但是由于纸质材料的缺点，增加了原始文件的保护难度。档案库房需要配备空调、去湿机、灭火器等设备，各项指标的要求都很高，需要投入大量的人力、物力和财力。

　　2、目前的档案管理，在查询、借阅、传递等工作中，处于封闭的模式。当存档人需要查询档案信息时，不仅得知道自己的存档地，还得亲自或者委托他人到存档地查询，费时费力。

　　二、人事档案数字化建设的重要性

　　1、增强档案原件的有效保护

　　人事档案是用人单位选拔、任用、考核的主要依据，作用重大。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　2、减少档案管理的成本

　　数字化管理档案而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　3、实现人事档案信息资源共享

　　随着计算机技术、扫描技术的发展，将各种档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式予以存储，有效的提高了档案的使用效率，突破了空间、时间的局限，为实现档案信息资源共享提供了有利条件。

　　总之，我们要改变传统的手工管理档案的落后模式，使人事档案管理工作适应当前形势，就必须采用高效、快捷的计算机技术进行管理，切实提供档案的利用效率，真正有效的发挥好档案材料的凭证、依据和参考作用。