一、总则

　　（一）公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理，制定人事档案管理制度。

　　（二）人事档案具有以下特性：

　　1.真实性：这是员工个人经历和德才情况真实记录；

　　2.保密性：它界党和国家的机密；

　　3.可靠性：它必须具有完备的手续；

　　4.独立性：它是以个人为立案单位。

　　（三）公司人事档案由党委组织部门归口统一管理。

　　二、人事档案的归档范围

　　（一）组织人事部门应当归档的材料包括：

　　1.干部履历表；

　　2.中层干部任免、聘任及解聘材料；

　　3.科技干部技术职称确定呈报表；

　　4.大中专毕业生转正定级表；

　　5.各类干部的签订材料；

　　6.出国人员审批表及出国人员鉴定表；

　　7.学历证明；

　　8.干部退休、离休审批表；

　　9.干部违纪处分决定、批复等综合材料，以及本人检查、交代、申诉材料；

　　10.取消或撤销行政违纪处分决定、批复、平反决定材料及本人申诉材料；

　　11.后备干部考核材料及登记表；

　　12.工程技术人员和业务管理人员奖励材料；

　　13.大中专毕业生、对调和单调干部以及专业干部档案；

　　14.发展新党员有关材料，如入党志愿书、入党申请书及入党政审材料和入党转正申请；

　　15.中国共产党党员登记表；

　　16.公司以上先进奖励材料；

　　17.中国共产党党员退党的有关材料；

　　18.预备党员延长预备期及取消预备党员资格材料；

　　19.中共党员违纪处分决定，批复及处分的甄别材料及平反决定材料。

　　（二）劳资部门应归档的材料主要有：

　　1.员工登记表；

　　2.各种审批表：如劳动合同制审批表、调整工资审批表、学徒工定级审批表、复职审批表及要害作业岗位审批表；

　　3.各类生产工人档案；

　　4.工人行政违纪处分决定及本人检查材料；

　　5.撤销对工人行政违纪处分决定、平反材料及本人申诉材料；

　　6.退职、退休人员提高待遇审批表；

　　7.开除厂籍及解除合同的有关材料。

　　（三）保卫部门应归档的材料主要有：

　　1.各种刑事犯罪和政治犯罪的判决书；

　　2.刑事处分材料；

　　3.劳动教养通知书及教养期满释放有关材料。

　　（四）公司工会应归档的材料主要有：

　　1.公司级以上先进生产者(劳模)、先进工作者(劳模)登记表及事迹材料；

　　2.干部、工人死亡后组织上写的悼词；

　　3.干部、工人非正常死亡的调查材料及善后处理意见。

　　（五） 团委应归档的材料主要有：

　　1.入团志愿书、入团申请书；

　　2.退团申请书及退团登记表；

　　3.团员及团干部各种奖励材料；

　　4. 团员违纪处分材料及撤销处分的决定；

　　5. 团员各种鉴定材料。

　　三、人事档案的管理

　　（一）人事档案归档要求

　　1.归档的材料及名称(或标题)应确切、清楚，并写在材料醒目的位置。

　　2.归档的材料，应钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。

　　3.归档的材料或表格，一律用十六开纸书写或印刷，如必须用大号开纸印刷，允许按16开折页。

　　4.形成材料的部门要认真填写以下内容：

　　（1）形成材料的部门应盖公章；

　　（2）单位负责人应签字；

　　（3）个人形成的材料，形成材料人应签字；

　　（4）填写形成材料的年、月、日。

　　（二）人事档案的保管要求：

　　1.对存放档案的库房要求，主要有：

　　（1）库房清洁、适用和牢固；

　　（2）有防盗及防火措施和工具；

　　（3）既能防潮，又能防晒；

　　（4）有防虫及防鼠措施。

　　2.按“企业档案分类”规定，必须做到认真鉴别，分类准确编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案、卡片、人员、名册四统一。

　　3.定期与不定期检查案卷的摆放装置，各项安全措施及库房周围的环境情况，若发现问题及时采取措施加以解决。

　　4.经常保持人事档案与登记台帐、案卷存放位置相一致，一旦发现问题及时采取措施纠正。

　　5.每半年进行一次抽查，每年进行一次全面检查。

　　四、人事档案的借阅

　　（一）凡因下列需要借阅人事档案，必须办理借阅手续：

　　a 调资；b 提级考核；c 调动工作；d 任免事项；e 政审；f 组织处理；g入党；h 出国；I 离、退休等。

　　（二）查阅人事档案的手续

　　1.只能由查阅单位的党组织指派党员到档案室查阅，一般不外借；必须外借时，需经有关组织部门领导批准，但不得中途转借。外借档案必须在十五天内归还。

　　2.查阅人事档案人员，对档案应严加保密，不得向无关人员泄密。

　　3.查阅人事档案时，不准在材料上圈划、折叠、涂改、污损、撤换、拆毁、拍照、复印。

　　4.阅档时必须抄录有关材料，需经档案室主管人员同意。

　　5.组织、人事、纪委、保卫等部门查阅档案时，须经本部门主管领导批准。

　　6.单位(部门)或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

　　（1） 由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由、并加盖公章。

　　（2）党委组织部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。

　　（3）证明材料由党委组织部门主管领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

　　五、人事档案的传递

　　1.人事档案转入或转出，人事档案部门要审批手续完备，登记清楚，责任明确。

　　2.凡员工调动工作，做到人事档案随人走，避免人事档案与人的工作单位不一致。

　　3.凡调往外省、市的工人、干部，其本人档案内党委组织部门负责邮递。

　　4.人事档案转递方式

　　（1）外省、市人事档案，以机密件挂号邮寄，严密包装。严禁本人携带或以平信邮寄。

　　（2）市内人事档案，由对方单位派人持介绍信提取，一般不应邮寄，不得本人携带。