社会竞争日趋激烈，如何使人事档案更好地为发现人才、选拔人才、加速人才培养、合理配置人力资源服好务？郑州缮文档案管理公司认为，应做到强化一个管理体制，处理好两种关系，实现两个转变，开发多种利用方式。
一、以强化人事档案管理体制为基础，加强人事档案的管理力度
强化人事档案的管理体制，将人事档案工作列入人事工作规划，有专门的分管领导和专职工作人员，制定长远规划和年度规划，明确工作重点，监理目标责任。努力改善保管条件，将档案铁柜、各种整档工具等必需设备列入专项经费开支，从人、财、物上尽量创造条件。同时还可以考虑和人才交流中心联系，把部门聘用人员的人事档案纳入人事部门管理规划，以有利于统一管理和使用好聘用人员。
二、以处理好两种关系为手段，实现人事档案的科学利用
1.处理好人事档案保密和利用之间的关系。有人认为，人事档案具有保密性，须在一定范围内保管，所以不能主动开展利用工作。这种认识是片面的，实际上只要遵循相关原则和纪律，利用和保密并不矛盾。
2.处理好人事档案工作和其他日常人事工作之间的关系。其他日常人事工作包括干部任免、调配，工资调整，干部考核和培训、干部统计工作等。人事工作头绪众多，一忙起来就可能把档案工作忘掉，实际工作中应强化两者依存、互相促进的关系。人事档案工作是人事工作的基础，如作文书或内勤工作，可以为档案工作提供数据和资料，如做干部年报统计工作，可以结合档案统计工作。只要分清主次，妥善安排，加强工作的计划性，完全可以处理好两者之间的工作关系。
三、以实现两个转变为目的，拓展人事档案的服务功能
1.变传统等客上门“守摊式”服务为“开发式”的介绍服务。从过去忽视档案利用，转变为树立人事档案利用的“受众”意识，重视研究人事档案用户的需求。
在确保保密的原则下，变被动为主动，以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。向档案利用者主动介绍被查阅者的基本情况和特征，为利用者详细掌握第一手材料服务。同时，人事档案工作中也要对人事档案的用户进行研究，以了解人事档案的利用情况。可采取当面咨询、访谈、发放征求意见表的形式了解其对利用服务工作的评价、意见和要求，研究他们提出的建议，明确利用重点，查阅者中最需要知道的是哪些方面，单独将用户利用率高的材料整理出来，提高档案利用率。
2.从单纯提供档案原件的低层次利用，转变为制定人才培养规划的高层次利用。
一般来说，人事档案的利用大都是提供原件查阅或借阅，这种方式显然是低层次、肤浅的。实际工作中需要转变利用方式，以人事档案为基础制定人才培养规划，从宏观角度综合利用人事档案。
人才的选拔培养，主要是指根据各级领导班子建设的需要，有计划地对预订职位目标的人选进行挑选和培养，从而促进领导班子成员顺利实行新老交替。选拔和培养人才的最终目标是选准人、用好人，如何用好作风选人，选作风好的人呢？这需要制定合理的人才培养规划。
人才的选拔培养，不仅要重视人员已有的表现，更重要的是选择其发展的可能性。要做到这一点，除了注意及时掌握人员的现实表现情况外，还必须充分利用人事档案，全面、历史地了解人员的情况，为发现人才和正确、合理、适时地使用人才打好基础。
利用人事档案为人才的选拔和培养服务，有下列优势：一是有助于了解选拔和培养对象的基本情况，从中发现和选拔有用的专门人才；二是有助于了解选拔和培养对象的政治表现情况。了解其一贯的政治立场和政治方向，从历史的角度对选拔和培养对象的“德”进行审查；三是有助于了解选拔和培养对象的专业特长和学识水平。学历证明、科研成果记载、专业技术职务任职资格评审表等业务材料，能大致反映出一个人的专业特长和专业水平，在选拔各类专门人才时，弄清每个人的专业特点，以利于在人才的使用上做到用其所长；四是有助于确定人才的培养方向。根据选拔和培养对象的工作经历、任职情况、专业特长、工作成果和各个时期的组织鉴定、考察材料，结合其现实工作表现特点进行综合分析，确定选拔和培养对象适合干什么工作，宜与向什么目标发展，从而明确人才的培养方向，避免人才培养和使用工作中的盲目性；五是有助于制定人才培养规划。可以堆人才的结构状况、年龄状况、学历情况进行分析，制定人才培养规划。用其所长，确定人才适合何种岗位，适宜于向和方向发展，加强人才培养的针对性。
四、开发多种利用方式，开发人事档案的功能
1.开展人事档案编研工作，从人事档案中获取和挖掘有关人事信息，编制成一定形式的信息资料，在一定范围内提供给有关领导参考。如编写干部任免索引和有关组织史资料，填写人事信息卡片，撰写职工生平材料等。
2.采用电子计算机检索，将职工的年龄、学历、参加工作时间、任职时间、工资状况等人事档案基本信息进行计算机输入，在需要时调查查阅，这样不必查阅人事档案的原件，就可以更快捷、更迅速开发人事档案信息资源。这种方式既可以提高工作效率，又可以尽量减少档案原件的使用次数，有效保管原始档案。
3.在遵循保密性原则的基础上，在内部网上发布一些相关的人事信息。如发布获得主要奖项的人员的论文、成果和作品，坐着的基本情况，以及介绍作出重要贡献人物的事迹。
4.采用机读缩微胶片，将人事档案材料通过缩微拍摄在胶片上，借助阅读机，进行阅读，既延长了档案材料的保存寿命，又提高了档案的利用效率。