1 实现数据资源共享

档案作为现代社会各行各业发展的重要信息，在档案管理工作中越来越受重视，尤其是现代人力资源档案管理是各单位各部门科学配置工作人员的重要保证。计算机信息技术应用于档案管理能够打破传统档案管理的封闭性，实现档案信息共享，让需要档案信息的人方便查阅，提高决策的科学性和效率。既然传统档案制成电子档案有这么多优点，这就要求信息技术中的存储技术必须达到较高水平。在新型存储设备方面，特别在激光视频录放技术的基础上，光盘驱动机得到迅速发展。光盘驱动机以记录密度高、存储容量大、可随机读取和工作稳定可靠等特点成为计算机外部存储的佼佼者。同时光盘驱动机以其广泛的应用领域，吸引着越来越多的使用者。资源的共亨性是计算机信息技术的最显著特点。

2 延长档案寿命

由于纸质档案受气候的影响很大，并且长期的查阅使用会导致文字或者图片的磨损，导致了档案使用寿命不断缩短，使用效率不断下降。计算机技术的应用就避免了使用者与档案卷宗之间直接接触，从而完全消除因为各种生物、物理因素或者化学因素对档案的侵蚀，有效地延长了档案的使用寿命；计算机应用于档案管理，打破了传统的纸质档案管理存在的各种弊端。

3 自动化检索，节省大量时间

档案管理中的信息检索是现代计算机信息技术最基础的功能之一。不同的档案管理系统，其检索的关键词也不同，例如可以通过姓名来检索，也可以通过档案名称、编号、时间等各种各样信息来检索。把信息技术应用于档案管理，使得管理者能够通过计算机快速地对所需内容进行检索，一方面节省了从头到尾找信息浪费的时间，另一方面能够发现更加丰富的资料内容，完善资料和信息储备。

4 实现特殊形式档案有效管理和应用

特殊形式档案指照片、图片以及各种电视录像等音视频文档。在传统的档案管理中，由子底片和胶片使用次数的增多，会导致照片档案的失真和损失，甚至因为保存不当而很容易毁坏。电视录像等资料则使用不便，老式的音视频存储需要有当时的特殊播放器才能调用，同时胶带在空气中也是不易保管的，更是易燃物品，通常是传统档案保存的巨大隐患。而采用计算机信息技术进行档案管理，能够克服这些不足，保证照片长期使用，保持原有的画质水平。计算机存储量大，能够保存更多的照片供选择调阅，而视频方面只要录入存储器，通过计算机就可以直接打开使用。因此以计算机为主的信息技术为这些特殊的档案提供了有效的管理保存平台，同时也便于检索、查阅，便捷准确，大大提高工作效率。