1、员工人事档案决不是入职后就再也不动了

员工人事档案是一个动态管理过程，需要及时更新。例如：员工住址、紧急联系人等类的基础信息。经常遇见HR吐槽员工突然消失了，不来上班了，找紧急联系人电话说早就离婚了，（捂脸）也出现过电话变更找不到人的情况；除基础信息外还有员工各种在职信息：调岗、晋升、调薪依据、绩效反馈表、奖惩记录等等这些都是在进行动态管理，只要员工的信息有变更，员工人事档案就应该实时更新，否则就失去员工人事档案的意义，一旦风险发生不要总跑去问专家，没有考核怎么与员工解除劳动合同了。

2、需要有管理机制

每一份员工人事档案都需要按正规的档案管理流程与机制来进行。包括归档流程设计、归档机制及制度，员工查阅或出借流程与管理、出具证明材料流程与机制、定期检查与抽查机制、保管责任及奖惩、销毁管理等。

例如：归档按何种标准进行归档，必须提供的是哪些材料、电子档以什么形式进行保存，需要做到什么标准、几天之内必须归档完毕，有哪些材料需要归档，在事件发生后多长时间需要进行归档；平时检查人是谁，谁有权利检查或抽查、抽查时间与频次、员工查阅或出借是什么人审批，流程如何，出具证明材料审批人与流程等等。

3、员工花名册与员工档案关联起来

在员工管理中，无论使用使用什么工具进行管理，都要将员工花名册与员工档案关联起来；你的员工花名册的里很多信息，员工档案库里都要有"依据"

4、处理好员工关系管理细节

在普通中小型企业里，最最重要的就是员工关系管理，因此千万不要忽略每一个员工关系管理的细节，包括但不限于以下：入职管理、离职管理、合同管理、员工关怀管理、人事异动、任职记录、培训经历管理等。

总结：员工人事管理档案极为重要，必须重视，原因在于

1、可降低用工风险，提升胜述率

2、为其他人事管理工作提供重要依据

3、公司人事管理提供风险评估的依据