在档案整理中，划分保管期限，相对来说，还是比较困难的，在划分保管期限时，除了要考虑文件本身的价值以外，还需要衡量在工作中是否有利用价值，能否为以后的工作提供参考和凭证价值。到底如何进行保管期限的划分呢？

在实际工作中，常用的是"两分法"：

本单位产生的，重要的永久，一般的10年。

上级重要的30年，一般的10年，涉及本单位的重要的永久，一般的10年。

这个，如果还不是特别清楚，就来看下面的一段文字：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的重要文件永久；上级机关属于本机关主管业务需贯彻执行或查考的文件10年。

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久；一般的保存30年或10年。

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年；一般的保存10年。

还可以从收文、发文的角度出发：

收文：

收文中针对性文件，主送本单位的批复等文件，内容反映本单位人与事；涉及本单位的方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等属于永久保存。

上级主管下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等，非主要职能工作但需要贯彻执行的政策法规）等属于定期30年。

上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考文件等属于定期10年。

发文：

发文中属于本单位主要职能活动的重要文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料；本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报、重要创建活动文件材料等属于永久保存。

发文中本单位形成的比较重要的业务文件材料（如内部管理制度、奖励制度、业务操作规程等）属于定期30年。

发文中本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件属于定期10年。

其实，机关档案工作者在划分保管期限的时候，还需要把握一个原则：

区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保管期限尽量按照国家档案局8号令的规定来；

文件数量不多或基层单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。