一、电算化会计档案管理概述

电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。

二、电算化会计档案管理的内容

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定：

1. 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

2. 对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

3. 采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

4. 通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、电算化下会计档案管理存在的问题

（一）电算化会计档案本身性质带来的问题

电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

会计电算化工作是一种无纸化工作，所产生的数据均存在计算机的硬盘上，实际工作中常有以下几种不当情况发生：一是部分操作人员未养成每天备份的习惯，机器一但出现故障，则部分帐务数据将会丢失。二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，一旦发生问题就无法进行补救。三是习惯性用软盘备份。由于软盘存在着容量小、易出故障等缺陷，在数据恢复上易出现麻烦。

（二）会计档案管理制度不完善

准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本的要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。然而在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。

（三）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才

众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。

四、电算化会计档案管理问题形成的原因

（一）对会计电算化本身理解的偏差

我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。

（二）尚未引起有关部门的重视

不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。

（三）缺乏明确的规章制度

由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。从而只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

（四）电算化会计软件升级快

由于会计电算化软件近年来频繁更换和升级,原相关的会计软件和文档资料也容易出现不相兼容的情况,如果处理不当这部分会计资料，不仅得不到有效的保管和发挥应有作用,同时也不符合内部控制制度的要求。

五、如何改善电算化下的会计档案管理

（一）完善电算化下会计档案管理各项制度

会计电算化档案的管理是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份会计等都有相应的管理制度。实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。基本方法是：

1. 建立电算化会计档案的归档制度

首先应确定归档范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书，以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。

2. 建立电算化会计档案的保管制度

与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。会计相关职能部门应紧密配合，确认合法的会计档案内容，根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等，建立电算化会计档案保管制度。

3. 建立严格的借用手续制度

要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度, 电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务(档案)室，财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。

（二）提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。

（三）重视理论研究，提高思想重视程度

电算化会计档案管理的理论基本问题研究透彻了，会计软件的研制就有了明确的方向和目标，才能更符合实际工作的要求，更好地服务于会计工作，以实现会计电算化的效益原则。 实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。