档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化管理有哪些优势和弊端呢？

一、档案数字化管理的优势

立卷方式到位

单位的主要业务科室在档案立卷问题上在过去的条件下一直存在 很多问题，例如立卷不及时、很多的档案材料提供不够系统，不够完 整，随着现代数字化档案管理的发展，不同业务部门之间可通过互联网网络的传输作用将相关的资料在完成分类之后传送到档案管理工作人员的计算机中，解决了过去一些业务科室在立卷工作中由于条件的限制遇到的难题，包括立卷不够及时，大部分档案的材料未能满足系统的要求需要筛查等。档案管理工作人员在收到档案材料的第一时间根据发件方的分类情况进行材料的调整与分配，促进各种类型档案立卷的时效性，档案数字化管理能够为档案的完整性以及系统性等方面提供了强大的技术支持。

管理效率的提升

以往的档案管理工作的流程当业务科室需要提交档案材料时，必须要在正常的时间节点上交到档案室，并且提交资料都需要管理人员进行现场清点与审核，不利于工作效率的控制，而信息技术的诞生，当前阶段的档案资料在进行提交时仅需要工作人员通过互联性系统的操作就能够自由完成，大大地节省了在提交档案环节的时间流程，提升了档案提交到处理之间的效率。

档案数字化管理提高档案内容信息的开发

过去旧式的档案管理模式需要进行分类以及顺序的排列，而经过复杂的整理之后只能保障档案的完整性与安全性，只能提供单个文件的资料查找。自从应用档案数字化的管理路径之后，左右不同类型的档案都能通过系统的整理自动进行分类，另外档案中的电子文件也能够统一存储在计算机的硬盘中进行永久保管，档案经过数字化管理一经电子文件立卷以后.可以自动通过检索工具的大规模搜索，搜索结果可以提供（同一事件与问题）相关的资料或者与历史有相关的关键词，为管理员提供档案的发生与经过，满足管理员的在大量的资料库中找到专题的需求。

二、档案数字化管理的弊端

虽然我国的信息化技术在近些年来得到了广泛的应用，但技术仍处于发展阶段，在国内的档案管理中仍属于新型技术，具体的发展空间有待考究，我国科学技术起步较晚，因此在对各类技术进行有效利用的过程中，由于条件的限制，数字化档案管理目前仍存在一些弊端，在管理上难以有较为统一的标准。

电子文件档案存储受载体制约性强

技术型电子文件对储存条件有着一定的硬性要求，电子文件一般都计算机中的软硬件设备的依赖性较强。目前发展阶段的计算机的存储容量虽然可以无限扩展，但在面临需要存储几何级数性质的电子文件也有一定的难度。并且目前绝大多数的存储软件更新得特别快，一些时间比较久的档案无法在经过更新的软硬件中进行直接读取，或者是一些同一时期储存的电子资料也有可能出现系统不能兼容的问题，因此保管该档案文件的部门需要为该文件的存储问题耗费大量的经历与劳力，对该文件进行备份或试图改变档案文件的格式来适应新的存储系统。并且电子文件不可直接读取，文件信息量较大时，会很容易发生部分文件资料丢失的情况以及计算机病毒的干扰等，为电子文档带来安全性的问题。

自动化系统与档案管理系统不兼容

不同的部门所采用的文件管理软件都有着一定的差异，包括：类似财务管理部门财务需要使用有关资产格式的系统，綜合性机关部门则需要采用OA办公平台等，不同部门需要根据部门的特点采用最适合的文件管理平台，因此，因为管理系统的类型有着多种设计特征，软件之间的兼容条件差异非常大，导致档案文件无法直接转换格式，不同部门之间的电子档案文件未能自动归档。大部分数据信息的收集与录入目前还停留在传统的管理水平中。