签订档案外包协议，明确双方职责。确定档案外包商后，档案馆与外包机构的合作关系必须用具有法律效力的外包合同来约束双方的行为，明确双方的权利和义务，明确服务标准、质量标准、保密事项、费用结算标准和违约责任等。
第一，充分考虑外包商未能识别的风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低；
第二，合同的服务标准和质量标准方面，明确外包商提供的服务标准、服务内容、管理方式、管理期限、服务费用等细节；
第三，合同上要明确外包商随时接受档案馆的监督，并就工作进度及时报告给档案馆；
第四，限制成本增加，合同应指明服务的费用及其计算方法，并明确在成本结构改变的条件下，任何可能发生的情况以限制成本的增加；
第五，终止合同的权利，必须在合同中提出终止合同的权利，包括成本的显著增加、服务水平多次未达标、不能对关键服务提供支持等；
第六，合同上还应要求外包商严守档案机密，即使在档案馆与外包服务商终止外包关系后，也不能泄露机密。