档案信息化业务外包目的是把繁琐复杂的工作交给外包机构处理，以缓解档案部门人少事多的矛盾，从而集中精力发展核心业务。但是，在外包过程中，会产生来自市场、档案馆自身和外包商的一些风险，为此档案部门要在外包前、外包时、外包后三个方面加强对档案信息化业务外包风险的防范，努力实现档案部门在信息化业务外包中的利益最大化。那么，如何控制档案外包业务的风险呢？

一、外包前的分析

1选择恰当的外包内容

档案馆必须明确档案信息化业务中，哪些业务可以外包，哪些业务不适合外包。档案信息化业务外包的一个重要作用就是使档案人员从日常琐碎工作中解放出来，更好的发展档案馆的核心业务。所以，正确的外包范围是将事务性的工作外包出去，档案馆的核心工作留给档案部门工作人员自己来搞。当然，外包内容的选择应当根据档案馆自身的实际情况进行，有些档案馆由于自身规模小、业务少等原因确实没有对档案信息化业务进行外包的必要，切忌盲目跟风，进行外包。另外，选择恰当的外包内容，也能防范档案馆对外包商的依赖。一方面，档案馆在制定档案信息化策略时会受制于服务商的配合程度与完成能力；另一方面，随着合作时间的延长，档案馆对外包商提供服务的依赖程度不断加大，受其服务质量的影响也逐渐加强，无形中就降低了档案馆的自主性和灵活性。

2制定正确的外包策略

档案馆应根据档案信息化业务的实际情况制定档案信息化业务外包实施方案，指导档案信息化业务外包的进行。第一，根据档案的利用率、对档案外包的控制程度以及外部市场成熟度等建立和完善档案信息化业务外包管理制度。第二，设定具体外包项目要达到的目标，根据设立好的目标确定外包规模和内容。第三，在外包策略中搞好成本分析，估算出需要投入的成本。第四，重视信息安全问题，对一些涉密的档案应慎重外包，并在外包过程中防止信息技术外部接入的风险。另外，档案信息化要从档案部门发展的长远和全局考虑，而不能为了短期的费用节省而降低标准，同时也不能过分追求社会上的最先进技术，应更多地关心它在给利用和管理档案提供方便方面的作用。

3选择优秀的外包机构

选择有优质的外包机构，降低档案信息化业务外包的风险。档案馆与外包商之间本质上是一种委托代理关系，合作双方的信息不对称容易产生风险，外包机构可能会实施偷工减料、放松管理、泄密信息等损害档案馆利益的行为。因此，在国内外包服务市场发展并不完善的环境下，正确选择外包商是档案信息化成功的关键第一步。对服务商的选择，除了价格外，还应当从公司实力、专业背景、客户口碑等方面进行全面的了解，并针对档案信息化建设的特点，选择可靠的外包商。[8]档案部门要尽量选择实力雄厚、有丰富经验、在档案信息化上具有专长、以及客户评价良好的外包商。

二、外包时的协议

签订外包协议，明确双方职责。确定外包商后，档案馆与外包机构的合作关系必须用具有法律效力的外包合同来约束双方的行为，明确双方的权利和义务，明确服务标准、质量标准、保密事项、费用结算标准和违约责任等。第一，充分考虑外包商未能识别的风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低；第二，合同的服务标准和质量标准方面，明确外包商提供的服务标准、服务内容、管理方式、管理期限、服务费用等细节；第三，合同上要明确外包商随时接受档案馆的监督，并就工作进度及时报告给档案馆；第四，限制成本增加，合同应指明服务的费用及其计算方法，并明确在成本结构改变的条件下，任何可能发生的情况以限制成本的增加；第五，终止合同的权利，必须在合同中提出终止合同的权利，包括成本的显著增加、服务水平多次未达标、不能对关键服务提供支持等；第六，合同上还应要求外包商严守档案机密，即使在档案馆与外包服务商终止外包关系后，也不能泄露机密。

三、外包后的防范

1加强对外包商的监管

档案馆要把监督机制贯穿于档案信息化业务外包的整个过程中，重视对外包机构的持续监督，关注外包商的进程。主要做到：第一，成立专门的档案信息化工作组织，指派专人负责外包过程中的安全监管工作；第二，强化档案信息化業务外包安全监管的职责，在相关工作规定中明确相应安全保密要求；第三，档案部门应认真把关，对项目进行专门检查验收。另外，为了保障档案的安全，要做到三个方面：第一，加工场所的安全监管，外包机构的工作场所应符合档案安全管理要求，工作区域应配备视频监控并由档案部门专人管控，工作人员上岗、下岗要登记及安全检查，严禁擅自将信息化工作区域内的任何物品带离现场；第二，规范档案实体安全监管，落实安全管理机制和质量管理机制，对每个加工人员及工作环节规范操作，档案部门应与信息化外包机构人员对所调档案进行清点与核对；第三，加强档案信息安全监管，档案部门必须加强对外包全过程的档案信息安全监管，对档案信息化加工系统进行安全检查。

2档案人员要加强学习

档案信息化业务外包是档案馆在档案信息化过程中，为了降低成本，集中精力发展核心业务而实行的。虽然实行了外包，也不是说档案人员就可以不理不问，可以不学习了。外包后，档案人员依然要不断提高专业素质和专业化水平。如果忽视了学习，过分依赖档案馆以外的力量开展档案信息化工作，就很容易使档案馆丧失档案信息化工作的主动性和自主性。另外，许多档案馆原本的技术力量很薄弱，如果在档案信息化业务外包后仍旧缺乏学习，就很难获得主动权。因此，必须高度重视组织学习，不断提高档案人员的研发能力。