一个企业从创立到不断的发展壮大，在这过程中所形成的文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果、企业活动图片、录音、录像、实物等有关企业的资料，这些资料反映了企业的发展历程，也是企业发展过程中积累的经验财富。

档案是企业最为规范化的知识内容，是企业经营发展的重要依据，它承载着企业成长历程、经历经验，是有借鉴价值，可促使发展创新的重要材料。档案管理系统支持档案管理全过程的信息化处理，包括档案的采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，为企业的决策提供重要的参考价值。

做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，是提高组织工作质量和工作效率的基础条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作，是衡量一个组织管理水平的重要尺度。

专业的档案管理系统具备的优势：

1、 数据库存储：与一般的系统不一样，数字文档都存在数据库，在电脑目录上是不可查看的。

2、 批量处理能力：可批量新建、录入、对应上传，并支持纸质档案从扫描、录入、上传的一体化处理。

3、 流程化归档：电子案卷亦可发起流程，实现协同化归档。

4、 存放位置：可以兼顾实体档案和数字化档案的统一管理，记录档案存放位置。

5、 细粒化的权限管理：可对具体的分类或案卷授权，并可与密级交叉，适应各种细粒化权限配置需要。

6、 防扩散处理：PDF、图片这类不能修改的文件格式都应该由专业的阅读器管理，权限控制在系统中，不像使用第三方软件可以随意另存、下载。同时，打开的时候还可以设置屏幕水印，防止恶意的拍照或截屏扩散。

7、 借阅与归还：借阅与归还可以准确把握档案的出入口管理，并提供可全面且能够自定义范围的档案利用统计功能。

8、 移动端：可在移动端按照权限阅档且带有屏幕水印，并支持借用申请。

9、 日志清单：系统的所有操作，都有详细的日志清单记录操作行为。

10、 智能存取：可与智能密集柜集成，一键存取卷。

11、 综合统计：可查看整体、按档案分类、按年度分布、按保存期限、按密级分布、档案电子化情况统计的库存档案情况。