档案管理信息化一直是新时代档案管理追求的目标,上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文首先对档案管理应向信息化发展及所遵循的原则进行阐述,然后就当前档案管理信息化的现状进行了初步的分析,最后探讨了档案管理信息化发展过程中应采取的具体措施。
(一)规范性原则:制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现档案馆档案信息化,一方面可以将档案馆的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。八妇女节
(二)安全性原则:随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略;访问控制策略。
(三)效益性原则:由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益,要根据自身的能力,根据档案馆原有基础,分析用户需求。选择数字化的内容要“经典”,要有特色,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的、利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。