从科学与经验中都可以获知,要想提高档案管理的水平,就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷,去粗取精。

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案由于多年来未做全面的清查,加之移交单位划分保管期限不准,不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件,所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化。

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工、填写,以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化档案、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.统一分类号保证检索查全率。

计算机检索的显著优势就是能够满足人们完整性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误,并且还应经常组织大家统一认识统一标准,尽量做到前后标引一致,同一类文件标引一致,从而达到标准化和规范化管理。

4.规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准,因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是:在填写题名项过程中,要规范机构简称,尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种,必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整,则要补齐,如果题名冗长,则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。