第一、系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。
第二、系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。
第三、系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。
第四、系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息。