(一)文件管理水平落后，丢失严重
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，给档案人员归档和其他人员利用造成很多不便。
(二)文件流转过程不规范
由于一些人为的因素，造成文件办理不按照业务程序执行，给办理部门造成文件信息不清楚，不能跟踪和督办，最终造成不能及时向领导反馈办理结果。
(三)文件和文字信息不能交流和共享
机关单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找的困难。
(四)文件与档案管理相互孤立，不能形成一个有机的整体
传统的文件处理和档案管理属于两个不同的部门――办公室和档案室，如果业务衔接不好，文件组卷归档工作将非常困难，档案的准确性和完整性会受到很大影响。同时，传统的文件组卷工序繁琐，档案工作效率低下。
(五)文件传递技术落后
传统文件传递依靠邮政系统，传送时间受距离长短的制约，而且往往因为多种原因，造成文件丢失或时间延误。