一、电子档案及其特点

档案工作向电子化、网络化的方向发展,这是一个划时代的变化。它带给我们的不仅是一种挑战,也是一次提高档案管理水平,充分发挥档案信息效用的机遇。电子档案是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。它与纸质档案有很大的不同,产生了巨大的变化。

1.电子档案呈数字化信息形态

在计算机内部,无论是生成、存储还是传输等处理,电子档案均是以数字编码的形式存在。现在一个档案馆的全部纸质档案在电子时代变成了一张小小的光盘。从一张纸几百个字到一张光盘3.4亿字,变化是惊人的。

2.电子档案信息的独立性

纸质档案的内容与载体是不可分离的整体。电子档案则不同,其内容存储的位置不固定,甚至可以从一个载体转换到另一个载体,其内容信息却不发生变化,还可通过网络脱离原载体进行传输。

二、电子档案的管理原则

为了确保电子档案的质量,实现信息化战略的既定目标,电子档案的管理工作必须遵循一定的原则。

1.规范性原则

规范性是开展档案信息电子化最重要的原则,也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。规范性原则的要求是:所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行,并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此,对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样做,不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费,提高信息存储传输的效率,而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。

2.效率原则

档案信息的电子化工作面广量大,耗时耗财,必须十分讲究工作的效率与效益。首先,应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案,包括最优化的工作流程、最合理的技术模式(信息存储格式、信息组织模式)和最适宜、先进、高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定,是整个电子化工程成败和效率高低的关键;而优良的电子化加工系统,则是档案信息电子化工程的助推器。尽管电子化加工系统的建设配置可能需要较大的投入,但它具有一次性投入而长期受益的特点。构建良好的档案信息电子化加工系统,将极大地提高档案信息电子化加工的速度,加快电子化的发展进程。

三、电子文件的归档

电子文件以共新颖性及与传统管理方法和手段的不一致性,给档案工作带来管理方法上的根本性改变。电子文件与纸质文件有着本质不同的归档方式和特殊归档现象。

1.归档要求

归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用,因此档案部门应采取措施,保证电子文件归档的质量要求。

2.归档范围

由于电子文件产生与利用的环境的特殊性,其归档范围与其它介质档案相比有不同的特点。电子文件归档范围不仅包括文件本身,而且对产生电子文件的支持文件、数据文件及其它有关文件一并归档。

3.归档时间

电子文件亦需要文件形成部门经过一段时间的积累并加以鉴定和整理,因此电子文件的归档时间可与纸质文件相同,即管理文件在次年年初归档,技术文件在项目完成后归档。

4.电子档案管理体系

电子档案作为档案管理的一种重要形式,应纳入我国现行的档案管理体系,由档案部门集中管理。对于电子档案进行管理的初期需要注意下列问题。

五、电子档案的优点

1.操作方便

形成档案之前的电子文件,其增、删、改都很方便,而且改后不留任何痕迹,保证了档案页面的整洁。并且电子档案/具有高度的标准性,使之对电子档案的检索更架方便。

2.复制时不容易丢失信息

纸质文件复制或缩微品拷贝时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题,而电子档案的复制,由于电子化的信息处理,几乎不存在这些问题。所以复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别等。