档案管理信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件盒已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。加强档案信息化建设，使传统的档案管理能够更有利于档案的科学利用和开发。

一、档案管理信息化建设应遵循的原则

1.规范标准化。档案信息标准化是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设过程的始终。档案信息标准化管理成为档案管理现代化的一项重要的工作。通过制定和贯彻各种标准、规范，是技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能有有机的联系起来，并且在档案管理中得到最佳的效果。

2.档案一体化。档案一体化是档案管理信息化建设的前提。将档案信息接收、传递、存储、和提供利用按照统一计划而行动，形成有若干个相互依存相互制约的部分构成整体。一是要求档案工作制度的创新，要力求打破过去自身的条块分割的局限，注重其工作制度的开放性。使档案职能管理部门能够对一定区域的档案事业进行统筹规划、统一布局、组织协调及具体业务指导。二是要求大规模的全面管理模式，我们要把全国范围内的档案信息作为一个信心整体进行管理，在注重实体保管的基础上，更注重档案信息的合理利用与社会信息资源的共享。三是实现数字化管理，档子技术的迅猛发展以及条码技术、网络博客等都为档案数字化提供了理想的网络平台，我们要充分利用与整合科技成果，做到为我所用。

3.归档双轨制。这是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子档案大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质档案的地位。所以，在较长的时期内，纸质档案和电子档案还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子档案必须要与相同版本的纸质文件一同归档。

二、档案信息化建设的内容

档案管理信息化建设内容主要包括基础设施建设、档案信息化资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。

1.档案信息化基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。主要包括计算机、服务器、存储器、交换机、路由器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

2.档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，也是档案信息化建设成败的关键，档案信息资源建设主要内容为：将现有馆藏档案的数字化和采集、接收的各种形式的电子文档，集成到统一的档案数据库中。

3.档案信息化标准规范建设。这是档案管理信息化建设快速、有序、健康发展的保障。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范并指导实施的过程。

4.档案管理应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面。各单位档案部门应当依靠上级档案行政管理部门的有关科研院所和技术力量，选用先进、使用和可靠的档案管理软件。

5.档案信息化人才队伍建设。这是档案信息化建设的成功之本。在信息时代，档案管理要提供优质高效的档案服务，档案工作者就必须学会使用现代化信息管理设备和技术，适应新的服务需求。现代科学技术的迅速发展，学科之间的交叉和相互渗透，使越来越多的新技术如电子计算机、声像技术、微缩技术、自动化技术等陆续应用于档案管理工作的各个方面，原来的传统的档案管理服务方式已不能适应要求，这就要求我们要培养及引进档案信息化管理高素质人员，加强对计算机网络技术等方面的培训。尽快掌握新知识、新技术，具备运用新设备和开发信息能力，适应日新月异的档案管理现代化、开发利用数字化和网络信息化建设的需要。

三、档案管理信息化建设的保障和措施

档案管理信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化以及档案存储环境控制的科学化。要加快档案管理现代化、信息化的建设，主要做好几方面的工作。

1.加强领导，提高认识。

加快档案信息化的建设，要更新各级档案人员的知识结构。档案事业改革创新，关键在于管档案的人，使档案信息化有一个明确的引路人。要提高领导的现代化管理水平和业务工作水平，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

2.加大投入，增配软、硬件设施。

档案信息化基础设施是档案信息化建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，并制约着档案信息化建设的发展水平，要加快档案信息化的建设。首先，要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法，在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

3.引进和培养现代化管理人才。

培养及引进档案信息化管理高素质人员，针对当前档案信息化管理人员素质不高的现状，加强档案人员的档案管理信息化业务培训，适当引进高素质人才，打造一支适应现代化档案管理要求的专家型队伍，向既熟悉档案管理业务又懂得计算机档案管理技术的复合型人才迈进。为此，一要努力培养网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。二要积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训。三要抓好档案专业人员的在职培训、进修，提高档案管理人员的知识结构和整体水平。四要加强理论研讨，增进学术交流，提高编研水平。