建设工程档案是建设工程的重要组成部分,是建设工程内在质量和工程验收的重要依据, 也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好,反映工程管理规范,反映工程管理人员素质高,反映工程质量好。凡是有意参评的项目,对建设工程档案管理都是非常重视的,包括档案的真实性、完整性,包括施工现场拍照、录像等方面,对档案的编制就更加认真细致、精益求精了。工程档案管理包含于工程质量管理之中,工程质量是对包含工程档案在内的监督管理。要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓。就目前工程档案现状,小编阐述一下自己的一些看法及解决意见。

1工程档案存在问题

1)档案管理的意识不强。当前,由于大家对“档案”的概念和作用知之者甚少,档案意识相当薄弱,甚至一些领导对加强档案工作的认识不足,许多单位的档案工作仍然采取传统的手工工作方法,保管设施和存档设备过于陈旧,严重影响了档案管理的现代化进程。

2)缺少从事档案管理的人才。档案管理的前提是人才管理,要想提高工程档案质量,要求档案管理人员能对档案进行日常使用、维护、更新、收集、整理等,同时要具有较强的专业知识,较高的文化素养。

3)缺少专职的档案员。一些小型建设单位往往只注重工程项目的经济效益,而对工程档案资料的收集、编制、整理很不重视。缺少专职的档案员,工程档案记录不规范、不完整,档案管理工作手段落后,使档案不能真正反映建设项目的实际情况,给施工单位在工程竣工移交带来很多不必要的麻烦。

4)施工档案不真实。真实性是施工档案最根本的要求,是施工档案的灵魂。失去了真实性,施工档案便失去了本来意义。但事实是,一些工程档案完美得不切实际。如某单位工程的所有分部、分项、检验批均验收合格且无任何缺陷,出现了真正的“零缺陷工程”。又如土方工程质量评定中的基槽开挖后的长度、宽度误差实测值均为几毫米,明显不切实际。

5)竣工图质量不高。一些项目的竣工图归档不完整,修改不到位,造成竣工图与工程实际不相符;数据误差时有发现,竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全,有些竣工图编制不规范、标识不统一;由于变更执行程序的不规范,极易导致竣工图误差和失实。

6)代签名现象十分普及。相当一些施工单位的档案资料签字不严肃,应当分别签字的,全由档案员一人代笔签字。如隐蔽工程质量验收记录表中的施工员、班组长、专业质量检查员全由一人代笔签名,甚至有的施工单位还依照笔迹代建设单位、监理单位人员签名。使工程档案资料失去真实性,一旦工程出现问题要追查相关人员的责任时,就分不清责任,从而加大处理事故的难度。因此,监理单位、质监站对技术资料核查时发现有代签现象要及时提出批评,档案资料要返工重做,保证各相关人员亲自签名。

7)档案管理人员在收集工作中自觉性和主动性不够。一些项目仅注重阶段性文件资料的收集,而忽略了建设项目全过程文件资料的完整归档,特别是忽略了工程建设后期形成的交工验收文件资料,缺陷责任期等方面的材料的收集,造成项目档案的成套性完整性缺陷。

2 如何加强档案资料管理,提高工程档案质量

1)项目开工前建设单位要与市城建档案馆签订“建设工程竣工档案责任书”,从一开始就把建设工程档案的要求、责任告知建设单位,要求他们明确分管领导和专门档案人员,对工程档案终身负责,提高他们的档案责任意识;第二步是对建设工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导,发现问题及时整改;第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收,预验收合格发“建设工程竣工档案初验合格证”方能进行竣工验收,由市工程质量监督站查验资料备案后,再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得“建设工程竣工档案合格证”,然后才能去办产权等手续。

2)项目经理应重视工程档案管理。在工程档案管理中,项目经理是一个关键,他应该对工程档案有较高的思想认识,并负有对此项工作牵涉的各个部门进行组织、协调、管理的责任。在项目内部建立一套完善的档案管理制度及激励机制,奖罚分明,充分调动大家的工作积极性,提高大家的责任心、管理水平,提倡敬业意识、奉献精神,提高全体管理人员的责任心,并且对档案员的工作一要支持,二要培养,要创造一个好的环境和条件,千万不能光重视直观的经济效益,注重眼前的产值、工作量,而看不到施工档案资料与工程质量的关系。实践证明,哪个工程的项目经理重视此项工作,哪个工程的档案管理就搞得好。

3)加强培训和技术交流。定期组织施工管理人员参加工程档案管理的专业培训,学习建筑安装工程新标准、施工规范和规程,定期组织施工管理人员学习先进企业工程管理经验,促进本企业档案管理水平和工程质量的进一步提高。

4)确保各种档案资料的真实性。目前我国许多工程项目的档案资料都是后整理而成。不仅不能真实反映工程实况,而且极易造成工程档案资料混乱,失去其作为工程档案的意义。因此,工程检测单位要对试验负责,严格执行见证取样制度,不符合要求的坚决不出具试验报告。

5)加强自检工作。工程档案资料是对建筑实物质量情况的真实反映,因此要求各种资料必须与工程施工进度同步,及时收集整理。由于当前市场机制不完善,有些材料需经好几手转售,使得合格证和检验报告不能与原材料同步到位,所以应对这些资料逐项跟踪收集,保证了档案资料的完整齐全。

6)加强过程监管。现场管理人员要主动深入工程施工现场,跟踪提供业务指导,保证工程竣工后的竣工图、竣工验收材料及施工期间的工程档案资料准确、齐全、完整,要严格把好施工中形成的所有工程资料的质量关,尤其是工程的关键部位、隐蔽工程、必须亲临施工现场进行监督检查。

7)建章建制。工程档案管理是一个动态管理过程,工程档案资料是在施工过程中逐步形成的,由于整个施工过程环节繁多,专业各异,不论是项目技术负责人,还是专职档案员,仅仅依靠个人的力量是无法做好施工档案资料管理的。因此,项目部必须建立内部管理责任制,明确每个成员的工作分工和工作范围。为了保证工程档案资料管理工作的有序进行,项目部还应建立内部工作制度,确定工作程序、内部会议制度、工作检查和汇报制度及技术人员轮休工作替代制度,保证岗位不缺人,工作有人做,档案有人管,施工日记有人记,确保工程档案资料的连续性和完整性。

总之,工程档案管理是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作, 是一项认真严肃的技术工作,是一项系统工程,是涉及各个专业技术部门、贯穿整个施工过程的一项复合性工作。要保证工程竣工资料真实、准确、完整、规范、齐全,真实的记录和反映施工及验收的全过程,把工程档案资料整理工作纳入科学化、规范化的管理轨道,就必须不断加强建设单位、监理和施工单位的管理水平,只有这样才能保证形成一流的工程档案资料,从而为建设一流工程项目提供档案方面的保证。