一、建立健全规范档案外包业务的制度体系

一是建立行业准入制度，目前我国的档案外包行业尚未建立行业准入制度，甚至存在一些“无照经营”的现象，因此，亟待建立一套对外包公司从业资质的审核制度，从机构的规模、软硬件条件、人员素质、业务范围等方面对外包机构的从业资质进行审核把关，提高行业准入门槛，从而确保档案外包业务质量。

二是建立外包服务的考核标准。考核标准的制定可从服务流程和服务内容两个方面着手，在规范服务流程方面，应明确服务开始前签订规范的合同，服务过程中购买外包服务的单位要加强全程跟踪和质量控制，服务结束后要进行质量验收；在规范服务内容方面，应出台档案外包的国家标准或行业标准，使规范档案外包业务服务标准有据可依。

三是档案外包过程中的档案实体和信息安全保障制度。对档案外包机构应通过保密资质审核做出规定，并明确一旦在档案外包过程中发生档案原件损毁和信息内容泄密的情况，外包公司应承担的法律责任。

二、加强对档案外包的行业引导和行业自律

有效的行业引导和行业自律是一个行业健康发展的保障，在我国目前的形势下，亟待拓展档案学会（协会）的职能，使其具有制定行业规范和守则的职能。我国其他行业的行业协会中，如我国的注册会计师行业，其《中国注册会计师协会章程》第二章第五条中提到：“拟定注册会计师执业准则、规则，监督、检查实施情况；制定行业自律管理规范，对会员违反相关法律法规和行业管理规范的行为予以惩戒。”北京律师协会在其职责中也明确了具有“制定行业规范和惩戒规则，监督、指导和规范会员的执业行为”等职责。可见行业协会有责任也有能力担负起规范行业秩序，加强行业自律的职责。因此，修订后的行业协会的职能在原有基础上还应包括：一是制定有利于行业健康有序发展的行业规范和守则，引导会员企业公平竞争，督促会员企业加强行业自律，维护行业持续健康发展；二是建立奖惩制度，对于表现优秀，成绩突出的会员予以奖励，对违反行业规范，扰乱行业秩序的会员予以惩罚；三是建立对会员企业服务水平的评价体系，定期对会员企业的服务水平进行评估，作为衡量其业务水平和督促其改进服务的手段和措施；四是建立对会员企业的培训考核机制，外包机构人员的业务水平是做好外包的关键，而外包公司往往着眼于经济利益而忽视提升业务和管理水平，行业协会可以通过建立考核制度，督促会员企业重视人员业务素质，通过举办培训，提升会员企业人员业务水平。

三、提升档案外包机构管理水平，丰富外包服务内容

对购买了档案外包服务的单位，档案行政管理部门应当加强日常检查和指导，必要时可以深入档案外包服务的工作现场，实地查看外包机构的工作情况，对外包公司整理或数字化加工完毕的档案进行抽查或全面检查，及时发现问题，对存在的问题进行指导和纠正，并督促整改。

档案外包机构应强化责任意识、安全意识和服务意识。在服务过程中应严格依据《档案法》《保密法》等法律法规，规范工作方式和工作流程，保证档案实体和信息内容在外包过程中的绝对安全。档案外包机构还应在提高工作人员素质和专业水平上下功夫，建立内部考核和培训机制，只有档案人员的专业水平提高了，外包服务的质量才能够有保障。

此外，我国的档案外包机构服务对象目前还是以国家机关和国有企事业单位为主，其服务范围还基本局限在档案整理和数字化加工这两项服务内容，对于其他业务范畴涉足较少。随着我国当前档案外包需求的增多，档案外包机构的业务范围和服务对象也要相应拓展，在提供现有服务的基础上，还可以提供其他载体如光盘、实物档案的整理、保管，档案的修复、缩微以及档案网站的制作等服务，其服务对象也可以从国有单位向私营、外资企业乃至社会个人拓展。