随着信息技术的不断发展，文字识别技术已经逐渐成熟，我们经常使用OCR技术进行文字识别和扫描，OCR技术也被用于档案管理的工作中，这给档案数字化提供了一中更加高效的方式。
在档案数字化中的优势，主要表现在两个方面：
（一） 0CR是一种结束文字自动输入的便利省力办法，普遍运用于网上资源数据库和数字图书馆的建设。
1.从库存档案的状况来看，适当一部分档案的内容都没有文本数据，或者说都只是固定在纸质载体上的死信息。既使通过扫描以图画办法存储于计算机中，检索运用也有不便利之处，难于满意现代社会对档案信息的运用需求。
2.从工作自动化的发展状况来看，每年接收的档案中仍然有适当数量的档案没有文本文件。汉字辨认技术的运用价值便是使这两大部分纸质档案上的固定信息变成可以被检索运用的活信息，为全文检索供应数据，使深层次的开发运用成为可能，很好地为现代化建设事业服务。
（二）0CR软件为咱们供应了一条新的途径、新的著录办法，使档案条目通过计算机录入成为可能。
汉字是形、声有机结合的方块字，其数量大，结构冗繁，字体字形变化无常，不管人工操作，仍是计算机自动辨认输入都好不容易。中文OCR技术将文本通过扫描仪扫描，进行光电转化获得图画信息，然后运用汉字辨认技术，将文本文字的图画信息转化为计算机可以直接处理的文字代码办法，结束文本的计算机自动输入。这样就可以很难大地减轻数据录入作业的强度、提高数据录入的速度。因而，OCR是一种十分便利省力的文字输入办法，也是被人们普遍选用的输人办法。从信息处理的角度讲，OCR技术是将传统文献上的文字信息转化为数字化电子文本的技术，对结束档案文本数字化具有重要意义。