对于大中型企业来说，管理员工的人事档案是一项重要工作，很多公司都设置有有专门的档案管理机构，负责整个公司的档案管理工作，那么，档案机构的设置，到底有哪些重要作用呢？
一是档案机构设置的层级决定了其履职能力。
层级较高的档案机构在履行业务监督指导职能时具有权威性，履职能力强，对下属企业的监督指导职能可得到较充分的发挥。反之，档案机构层级设置较低，或是把档案机构放在下属单位，这样的档案机构一般缺少权威，无法较好地履行业务监督指导职能。
二是档案机构设置决定了档案工作融入主业的程度。
档案部门机构的设置将决定其参与本企业主营业务活动或知悉主营业务活动信息的程度，从而影响其将档案工作融入主营业务的程度。从现有的企业档案工作发展态势来看，凡把档案机构设在总部并有较高层级的企业，档案工作融入主业的程度较好。反之，档案机构不能顺畅地捕获主营业务活动信息，使档案工作远离主业、偏离主业，造成档案工作和业务活动“两张皮”，档案工作的作用得不到应有的发挥。既不利于档案事业的发展，也使主营业务活动不能得到档案工作的有效支撑，从而出现因档案信息缺失而造成损失的情况。
三是档案机构设置决定了档案人员的职业生涯发展。
档案机构设置层级决定了档案人员可上升的最高层级，决定档案人员的职业生涯。层级较高的档案机构可设置较高的职级，档案人员也具有较大的上升空间，有利于档案人员职业发展。反之，层级较低的档案机构，最高职级受到限制，使档案人员上升空间受到限制，不利于档案人员职业发展和职业生涯规划，档案人员流失严重。某中央企业由于管理档案实体的档案机构设置在下属企业，层级较低，便出现了核心人员和骨干流失现象。