当今国家科技进步飞速发展，计算机技术在各个领域和行业都得到了广泛运用。越来越多的纸质文件逐渐被电子档案替代，档案数字化也在逐渐展开。档案数字化对于档案管理来说，它改变旧的档案管理模式，更加节省空间，改变了旧的档案管理模式。在我国的信息化建设中，起到了积极推动的作用。

　　一、档案整理

　　档案工作人员拿到档案后，首先要对档案进行分类整理，包括对档案进行统一编号，核对档案页码，粘贴页撕开，页号编写有误的重新编号，对可拆订的做拆订处理，以便扫描时的批次处理。

　　如果发现折皱不平影响后期扫描质量的文件，应进行相应处理；如果文件存在破损，应先进行技术修复并做好标注；对于文件破损严重不能修复扫描的应做好区分标注。

　　二、著录标引

　　将整理后的档案，按照国家标准《档案著录规则》结合用户档案著录的具体要求，将案卷目录和卷内目录的原始数据、主题标引、分类标引录入到软件数据库里。要求人工录入结合校对，校对以软件校对和打印输出、对比较对相结合。按照原件实体档案条目，对错误档案目录数据修改和补充的数据，须填写更改资料并放入案卷内，卷内目录不全的需补充完整。档案著录标引，即档案前处理工作，是建立手工和机读检索系统的基础，是实现档案检索工作的中心环节。

　　档案数字化加工采用“两录一校”，就是由两名员工，两台电脑分别录入同一卷档案，由第三人根据两次录入的结果进行质检，录入后的目录应与纸质档案内容一致，并最终形成案卷目录和卷内文件目录，要求录入目录信息正确率达到95%以上。

　　三、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案实现数字转化的关键步骤。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登 记。

　　四、图像检查和处理

　　扫描完成后，应采用自动化处理和人工处理相结合的方式，逐张检查图像质量，包括图像顺序与档案原件是否一致，有无漏扫、重张等情况，图像有无黑边、折角以及图像偏斜度、清晰度、失真度等，发现不符合图像质量要求时及时进行调整改正，确保图像顺序正确、质量完美。

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　五、全文OCR识别

　　如果项目要求实现全文检索，在扫描图像处理完成后，需将数字图像利用专业的识别软件进行全文OCR。如果用户对识别成功率有严格要求，还需另外进行人工校对，校对结束后将版式还原及转换成双层PDF文件格式，可实现无障碍的全文检索。

　　六、数据挂接

　　借助系统软件对数据库中的目录数据与对应的纸质档案数字图像进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，以实现目录数据与数字图像的准确关联。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收并做好还卷及数据提交。