声像档案是指单位或个人在各种社会实践活动中，通过摄录手段形成的，具有保存价值的照片、磁带、唱片、磁盘、光盘，缩微片、幻灯片等。它们以感光材料或磁性材料以及光盘等为载体，以影像和声音为主要反映方式，具有生动形象的特点，因而成为当前档案保存的重要方式。

　　照片档案作为声像档案的一部分，以其应用的广泛性和易于采集等特点，被各级档案部门广泛采用。经过多年的研究探索，国内针对照片档案的管理已经形成了比较成熟的体系和方案。随着当前科技手段的成熟和提高，大部分单位不能满足于以静态的照片作为原始记录，开始使用音像等方式作为记录社会活动的重要手段，并逐渐积累起大量的声像档案，为现实和未来提供生动形象的依据和凭证。如何有效的管理和利用这部分档案资料，成为摆在当前档案管理人员面前的重要工作之一。

　　在档案管理信息化的大趋势下，实现音像档案数字化管理已成为当前急需解决的重要课题。国内档案界针对音像档案管理的系统的研究和探索文章相对较少，这里，笔者愿将威海市档案局在音像档案数字化管理过程中取得的一些经验和试尝分享出来，供省内同行共同研究参考。

　　笔者考察多家立档单位的音像档案管理活动后发现，目前大部分单位对音像档案的管理存在着不同程度的认识不清，管理混乱等情况，主要表现在录音录像带保管条件差，各类音像资料缺少必要的辅助性文字说明，甚至为了将保存录音录像的介质重复利用，将原始资料草率刻录光盘后彻底抹掉，造成重要音像资料的丢失和毁坏等情况。这些现象的存在，严重影响着作为原始记录的音像档案的安全性和完整性。随着音像档案在各立档单位不断积累，上述问题若不及早解决，必将积重难返，造成大量珍贵档案资料的遗失和损坏，从而给音像档案的管理工作带来不必要的麻烦。

　　在这种局面下，威海市档案局领导清醒的认识到，在当前大多数立档单位音像档案存量尚少、易于清理的情况下，必须及时进行数字化加工整理，编目著录，通过先进的档案管理软件，实现电脑化管理以及网络条件下的视频点播，从而为音像档案储存保管探索一条行之有效的管理途径。

　　我们在实践中发现，要实现音像档案的数字化管理，首先需要解决科学设定音像档案在软件系统里的著录项目的问题，其次要妥善考虑数字化加工过程中编辑设备、视频分割，格式转换等问题。

　　一、 数据著录1、 软件选择因为音像档案数字化管理应用实践较短，当前流行的各种数字化档案管理软件中，大多没有定义专门的音像档案的著录门类，而仅仅以“专门档案”或“其他档案”等形式带过。这类以文书档案为模版定义通用型的门类中，著录字段多笼统而模糊，无法完整明确的体现出音像档案特征，更无法实现中央档案馆对录音录像档案著录规定的特殊要求。因此在选择档案管理软件的时候，必须选用功能强大，可以自行定义档案门类以及报表的软件系统以及数据库。

　　为切实解决好管理软件的问题，威海市档案局经全面考察，最终选用了深圳市世纪科怡科技发展有限公司开发的世纪科怡档案管理系统最新版本——V3.2 SQLSERVER网络版。该版本软件管理对象可随意扩充，用户可任意增加各种门类的文件档案和信息，充分体现了系统的可扩展性和开放性。从而可根据具体情况，灵活实现音像档案门类以及报表的开发和设定。

　　2、 著录项目的设定我们在整理试点单位音像档案时发现，音像档案的存储介质往往五花八门，不但有规格型号不一的各种录音录象带，另有各种VCD、DVD光盘以及录音笔等形式。因此在设定音像档案的著录项目时，必须充分考虑各单位档案存储的实际情况，并结合中央档案馆录音录像档案著录单的规定，合理科学的加以考虑。

　　在实践中，我们以世纪科怡档案管理系统中的实物档案为模版，定制出一个全新的声像信息门类，再以声像门类为模版，分别定义出录音档案与录像档案两项管理内容。除了全宗号、目录号、题名、分类号、日期、密级、备注档案管理必须的著录项目外，我们根据威海市立档单位的实际情况，定制出如下著录字段并对著录内容做了相应规定：

　　文件号：即根据音像档案的流水号编制原则，针对每一段记录编制的统一顺序号。

　　原盘号：保存音像档案的原始介质编号。该原始介质可能是各类磁带、光盘或其他介质。

　　原盘内序号：一段音像记录在原始介质内的顺序号。该序号必须在档案采集阶段进行编制。

　　光盘号：原始介质内的记录经数字化处理之后，所刻录的光盘编号。若一段音像记录只以光盘方式保存，没有更原始的介质，则光盘号与原盘号相同。

　　光盘内顺序号：一段音像记录在光盘内的顺序号。该序号必须在数字化加工阶段进行编制。

　　原盘类型：用于登记保存记录的原始介质类型。

　　文件格式：音像记录在原始介质中所保存的格式。

　　采集人：用于登记摄录者姓名信息。

　　除上述内容，录音档案另外定义了讲话者、讲话地点等著录字段，录像档案定另外义了主要人物、摄制地点、制式、色彩等著录字段，以保障音像档案著录信息的完整性与独特性。

　　3、 档号的编制为便于档案的保存和利用，每段音像档案必须赋予固定的唯一的档号，在档案组卷之前，应当对档号进行明确科学的定义。档号作为每件档案的唯一标识，既具有不可重复性，又要充分体现出音像档案的分类特征。为满足上述要求，我们定制出两套编制方案：

　　方案一：以“全宗号-年度-分类号-原盘号-原盘内顺序号”的格式定义。该方案充分考虑档案在原始介质中的位置，清晰直观，适宜于那些数字化加工之前，对原始介质保存完善，编目清晰的立档单位。

　　方案二：以“全宗号-年度-分类号-文件号”的格式定义。该方案强调数字化过程中流水号（文件号）的编制，形式直观简单，对音像档案的后期整理提出更高的要求。

　　4、分类方案考虑目前市级机关音像档案数量较少、为节省录音（像）带，不同内容的会议记录混合保存等实际情况，我们决定在声像档案类目下，增加录音、录像两个类型。如果将来有必要，还可在这两个类目下继续以问题或机构来划分。

　　二、 视（音）频采集编辑1、 硬件设备磁带类载体有模拟信息和数字信息之分，模拟类磁带大致分为复合式（VHS）、S一VHS、BetacamSP等。数字类磁带分为：MiniDV、Digitals、DvcPRo、DvcAM等。无论哪种载体，要将其中的录像内容数字化，都需要用到相应的信号输出设备、视（音）频采集卡以及配置较高的电脑设备（包括性能较好的显卡与大容量硬盘空间）。不同规格型号的磁带，选用不同信号输出设备。

　　2、 视频格式当前用于电脑播放的常见的视频格式主要有AVI、MOV、MPG、VOB，RM，ASF，WMV等格式。AVI格式是微软公司制定的视频文件标准，后缀名为。AVI，该视频格式具有可编辑性强质量上乘的特点，但文件尺寸偏大，占用的空间资源太多。MOV文件格式是苹果电脑上应用的视频格式，随着技术的提高，目前PC机上也能使用MOV格式视频。MPG文件是一种压缩格式，目前应用较多格式为MEPG一l和MEPG一2，也就是我们通常所说的VCD和DVD格式。RM，ASF，WMV等则是流媒体文件格式，网络上使用广泛。

　　综合考虑各种格式的视频效果，压缩比率以及播放软件，我们发现MEPG一2格式能在保证最佳视频质量的前提下，实现高效压缩，而且便于存储编辑播放并刻录成为视频光盘，所以这种格式是当前技术条件下，录像档案存放格式的最佳选择。基于同样的原因和考量，我们选择MP3作为录音档案的存储格式。

　　3、 处理规范针对当前立挡单位音像档案介质存放混乱、认识模糊等问题，我们在进行音像档案数字化加工的同时，制定了如下措施，作为音像档案整理以及数字化加工的指导方针：

　　1） 数字化加工之前，对所有原盘按年度统一编号存储，编制会议（或活动）记录题名与盘内顺序号。

　　2） 从录像（音）内采集数据时，仔细分割不同的会议（或活动）记录，每段记录保存为一个MPG文件，严禁将不同的会议（或活动）记录保存到同一个文件中。

　　3） 在第二步工作做好之前，严禁将记录简单刻录成VCD光盘后从磁带中抹掉。对于已经刻录成VCD的录像档案，必须采用专门的软件将不同的会议（或活动）记录重新分割保存。

　　4） 所有录像档案数字化后必须保存为MPG格式，所有的录音档案必须保存为MP3格式，已经保存为其他格式的，采用专用软件进行格式转换。

　　5） 上述工作完成后，通过在世纪科怡档案管理系统中定制的音像档案管理模块，将编辑好的录像（音）文件挂接到相应的目录下。