文件安全系统包括安全子系统的档案管理、档案维护安全系统、档案安全子系统信息资源的开发与利用三个子系统。三个子系统贯穿于档案的整个生命周期，包括安全基础设施、安全全过程控制、安全组织管理和安全法律法规四个方面。档案安全保障体系的建设包含着档案安全保护的方方面面，是对档案信息安全的全面保护。因而，档案安全保障体系建设是必不可少和不能停止的。
一、我国档案安全保障体系建设的工作现状
我国档案安全保障体系总体建设从档案工作实际出发，在档案保护工作上发挥了很好的指导作用。我国各个部门重视并强调档案的重要性，积极开展各种档案安全保障体系建设活动，如召开档案工作会议强调档案安全保护、档案安全工作会议部署档案工作、举办有关档案安全学术交流会等，总体上呈现一片盛况景象。但是，由于大量电子文件和电子档案自身的独有特点，原有的档案安全保障体系难以适应电子档案的安全保障工作，面临的新问题不断产生。
（一）国家和各级档案馆开展档案安全保障活动成效显著
2016年9月底，全国档案馆工作会议在沈阳召开，与会人员并发表了重要讲话。会议强调降低文件安全风险，牢牢把握文件安全底线，这是稳定的途径。会议精神落实到各个档案部门，督促开展档案安全风险防范和保护工作。2017年6月5日，档案界与会人员代表到天津参加全国档案安全工作会议。该会议强调档案安全保护属于维护国家安全的范畴，增强问题意识和责任落实，完善有关档案安全制度建设。由此可见，国家档案局带领着全国档案部门将档案安全工作作為工作重点，根据形势所需，作出具体的档案安全工作部署。
根据国家档案领导机构的指示和不同档案馆安全保障建设的实际情况，各级各类档案馆对档案安全保障建设作出积极响应。下面是对档案馆的档案安全防护工作成功做法的列举，以供其它部门借鉴。档案馆通过引进有关安全保护技术的人才，并由相关人员负责建设档案馆实时数据容灾备份备份和系统恢复活动项目管理，如通过招标的方式择优选取软件公司对数字档案馆安全的维护技术，进行各自档案馆安全保障建设并取得成效。其中浙江省档案局在部署全省安全保障建设工作部署较完善，档案馆自然灾害应急处置预案的制定和出台有利于提高档案馆的安全保障和救灾能力，在最大程度上确保馆藏档案安全。可见，各级各类档案馆的安全保障建设成效突出，减少和避免了很大的损失，是应该继续保持的。
（二）我国档案馆安全保障体系建设中存在问题与挑战
在档案安全保障体系的建设过程中遇到瓶颈。档案安全体系建设还存在许多问题，如档案安全管理设施缺乏、安全管理措施不到位、缺乏必要的安全知识等。
1.档案安全管理基础设施和设备投资少
档案保管环境，档案存储设施、档案利用设备、档案维护监控设备、档案抢救与恢复设施等都属于档案安全管理基础设施。档案馆建设结构存在缺陷以及一些档案馆的档案保存环境很差，易受自然灾害的影响，对档案的制成材料的耐久性造成损害。有些档案馆缺乏对特殊类型档案保护的设备、环境条件。现实中存在的问题使档案安全保障建设困难重重。
2.档案安全保障体系建设机制更新缓慢
近年来，社会快速发展，经济、政治、生态、人文等环境都在发生不断的变化，档案部门也不例外。先前的档案安全保护已无法全面确保各种类型档案的信息安全，档案安全保障体系很少根据实际变化作出修正改进或适时添加新的防御条目等，严重滞后，比如针对数字档案的安全保护的措施很少，低水平重复建设，因而很少能发挥该体系的安全保护作用，难能取得预期的效益。
3.计算机系统和信息载体更新频繁
现代信息技术不断更新换代，网络通信的即时性越来越强，不同介质档案的信息安全很容易受到黑客、病毒、系统漏洞等的攻击和威胁，如最近的“勒索”病毒侵扰着计算机系统，给重要的数据造成极大的损失。在纸质档案和数字档案长期安全保管方面，由于信息技术更新快，数字档案保管系统存在不兼容现象，造成数字档案的可读性、可用性障碍等。档案的安全保障体系深受受计算机软硬件环境的影响。电子档案信息安全面临多个网络层次的威胁，包括物理层、链路层、网络层、传输层等都存在安全隐患。档案信息安全的现实情况确实亟待引起重视与思考。
4.我国档案工作者档案安全保障意识和素质较差
人们在频繁利用档案的同时，忽视对数字档案信息的保护，易造成档案信息消失；档案馆管理人员安全保障意识淡薄，在档案安全保障体系建设方面资金匮乏，因而，无法确保计算机等数字设备的投入使用。档案工作人员没有主动探讨和研究档案安全工作，掌握的知识陈旧，熟悉运用计算机的人才很少。以上这几个方面都使档案安全保障体系面临困境。
5.档案馆安全管理制度不健全
档案部门制定的安全保护制度互相照抄照搬，模式大体相同，与各自档案馆安全保护情况不符，并不能有效指导档案安全保护工作。档案安全管理制度中对岗位职责规定模糊，业务操作权限混乱，工作效率低下。由于制度存在很多漏洞，容易引起不法分子窃取机密信息，造成难以弥补的损失。
二、解决档案安全保障体系中的问题应对策略
原有的档案安全保障体系针对新型载体档案的出现暴露出诸多问题和漏洞，并且档案信息多为重要且机密的信息，关乎着我国社会和人民的利益。因而，建立起完善的档案安全保障体系刻不容缓，下面将从档案保护安全基础设施建设、档案安全保障平台联合共建、制度法规、技术支撑、档案安全工作人员队伍建设方面进行努力。
（一）加强涉及档案安全的基础设施建设
纸质档案和数字档案所需的设备、设施都需要安全的库房和环境。档案安全的相关基础设施建设是前提保障，档案馆库房安全防护、档案保管环境条件、维护设备等是基础。特别注意在档案馆库建设过程中的一些细节，提高库房抗震能力、加强“八防”等要求。档案安全基础设施建设是必不可少的。
（二）构建社会化的档案安全保障发展平台
档案部门要树立社会化眼光，要与社会部门展开合作，取长补短，实现双赢。档案馆的档案安全保障体系建设要集思广益，寻求与其它部门合作，如共享图书部门和情报部门的管理方法和措施。与图书情报部门共同创建保障体系，通力合作解决目前存在的共性问题，共同进步。优化合作也能实现资源保护和共享，節省人力与物力的投入。
（三）健全档案安全保障体系的法律法规和档案安全工作规章制度的建立和完善
档案安全保障体系建设要靠制度、政策法规的强制力来维护，以确保该项工作的顺利进行。档案安全工作法律法规和制度的建设能够确保档案安全保障体系建设的有效实现。法律法规和制度能够规范档案安全工作方针和政策的落实，监督工作人员认真完成，防止不正当行为的出现。所以，实际建设中添加制定档案新制度和根据实际修改无效的档案安全保护制度，制定和完善应急预案，建立危机预防与危机管理机制，快速解决和减少档案安全威胁。同时更要不断完善档案利用安全保密制度 和数字档案利用安全制度等等。
（四）加强档案人才安全专业技能培训
信息网络时代的飞速发展，客观上要求档案安全保护技术的不断升级。为保证档案安全保障技术与时代同步和协调发展，做到技术支撑这一环在档案安全保障体系中不落后。档案安全工作人员的安全意识和保护能力高是档案安全保障体系建设中的重要一环。首先，要充分调动工作人员的积极性，落实责任到人制，提高档案工作人员的安全意识；需要对档案工作人员进行定期的档案安全教育和学习培训课程，与高校进行合作与交流，共同开展研究有关档案安全课题；强化档案人才对不同类型档案信息安全的维护，通过提供外出培训计划使档案人员不断掌握现代科技知识和专业技能，致力于档案安全保护工作。
三、档案安全保障体系建设的建议
文件安全系统是有效的，如何进行评估，确定什么样的问题的评价指标，是档案安全体系建设的重要组成部分，是客观因素的综合，也是整个文件安全体系和问题的主观判断。进行档案安全保障体系建设的评估是必须的，能够对已建的体系查漏补缺，及时修正，使档案保障体系能最大程度地有效发挥作用。档案安全评估指标理论体系根据实践需要要不断完善，实践层面做到确切落实，二者要齐头并进。我们在档案安全保障的具体工作中要不断地研究、摸索、探寻、完善，以便能尽快建立起一套简便有效的档案安全保障机制，从而提高档案安全保障能力。