１　案卷拆装不规范,损害了档案原件

　　扫描人员在装订案卷的过程中,造成了案卷的混乱。如装订内容前后顺序颠倒,卷内目录丢失,原件纸张受到不同程度的破损原件字迹受到破损。由于穿针引线眼过粗,装订线订掉了半个字,有的直接就把字订没了,对原本需要抢救的档案原件造成了二次伤害。

　　２　扫描内容标准不一,变动较大,档案馆内部意见不一

　　在纸质档案数字化过程中,制定标准的数字化制度显得尤为重要,因为它是数字化的质量基础。目前,按照国家纸质档案数字化标准?纸质档案数字化技术规范?进行的数字化加工。由于缺乏各类档案具体详细的数字化标准,各馆在数字化过程中经常出现具体扫什么,到底扫不扫的无章可循的情况,针对内容标准问题,馆内各抒己见,难以统一。于是在扫描实践中摸索经验,就会出现扫描内容经常变动、前后不一的现象。如有人认为科研档案的论文不用扫描,理由是这个在中国知网的查新站都能搜索到,个人手中也有备份,馆藏保留有纸质版的,即使不扫利用时也不会出现无处可寻的情况。话虽如此,但也有人认为应该扫描,根据数字化标准的价值性原则:“属于归档范围且应永久或长期保持的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。”如果属于同一案卷内容,只扫描其它的,而不扫论文,数字化后的案卷就失去了完整性,也就失去了数字档案的保管价值。

　　３　扫描的档案图像不完整、不清晰

　　漏扫、重复扫问题　主要表现在:漏扫档案原件信息,有的只扫了半个档案页面;有的遮字压字,内容没有全面扫描出来,只好重新扫描。

　　扫描的档案页面图像不清晰,如有的页面四周黑边、黑点,有的页面偏斜

　　４　目录数据库与全文扫描数据库挂接速度慢,挂接内容不完整,不规范

　　全文数据漏挂、错挂的问题　主要表现在:挂接不完整,漏挂了档案文件信息。由于数据库案卷和卷内目录较多,挂起来比较繁琐,同一案卷里只挂了前边的卷内目录,而漏掉了后边和和中间的,挂上了常用的,漏掉了重要的。

　　有张冠李戴、挂接不对称的错挂问题　扫描人员为了追求挂库速度而忽视了目录内容,如将不属于该目录的原文挂了上去,而将属于它的原文挂在了别的目录上。

　　全文挂接速度慢　表现在:扫描的图像文件与目录数据库中该文件的档号必须一致,建立起一一对应的关系才能实现全文挂接,但由于我馆的档案管理软件版本滞后,不能快速地批量挂接,特别是文件级的档号,为了保证质量,挂接只能一条条地进行,所以全文挂接工作进行的缓慢。

　　５　档案信息著录不准确、不完整、重复录入现象严重

　　在档案管理软件系统中,经常有著录信息不准确、不完整的情况,表现在

　　文字录入错误,别字较多　如将“王宏”录成“王红”;只录大标题,不录小标题,如会议性档案材料只录了“会议记录”四个字,而忽略了副标题关于主要内容的录入;著录内容和原始档案信息不对称或不衔接。

　　同一档案信息录入两次　如有的档案信息内容是相同的,录入者在后边加个字符就再次将同样的档案信息录进去了,在检索时就会出现档号不同,内容相同的档案信息。

　　档号录入错误、不完全、不一致　由于录入者粗心大意或片面追求著录速度,著录中漏掉了档案的实体分类号、归档年代、保管期限和录入时间。