在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势和方向，我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外，为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备。电子档案在管理中存在着“对设备及软件系统的依赖，电子档案在发送、接收、保管时会面临病毒的入侵”等问题，针对这些问题,提出了几点具体建议。

　　1.电子档案的概念

　　电子档案管理就是管理电子档案的载体（主要是电子计算机）的俗称。电子档案是由数字电子计算机处理的档案。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。

　　1.1电子档案的不识读性

　　电子计算机内形成的电子文件，是把可识别的文字、图形等传输到计算机中转换成数字编码，并记录到相关载体上，肉眼不能观看其内容，必须由相应的计算机硬件将载体上的数字编码读取出来，然后转换成人眼能识别的形式，人们才能知道其内容。

　　1.2电子档案储存位置的可变化性

　　电子档案的内容储存的位置不是固定性的，而是可以变化的，可以从一个载体转换到另一个载体上，其内容却不发生任何变化。这一特点也造成了电子档案在被传递或更换到其他载体时，存在着被改动而不被察觉的可能性。电子档案的这一特点也给认定和维修其原始性带来了困难。

　　1.3多种信息媒体的继承性

　　随着信息时代各种高新技术的飞速发展，人们对办公自动化的要求也越来越高，促使档案电子化成为潮流，为使其具有继承性，还需要我们保护好原始的文件版，其有利于电子档案的长久保护。

　　2.电子文件对档案管理的影响

　　2.1改变了原有的管理对象、流程和方法

　　传统的档案管理的工作对象是纸质文件材料，随着计算机的广泛应用，电子文件取代了纸质文件材料，文件材料由拟稿者直接输入磁盘上，并可在磁盘上进行修改加工，一旦贮入办公信息数据之中，即由档案、技术人员所共享，这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。纸质档案管理经过长期实践，已总结出一套行之有效地工作流程及方法、原则，如文件的立卷、归档制度，它既是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成、鉴别之后，由文书部门立卷，交由档案部门管理，一般一年归一次档。而电子文件材料则是随时产生，随时更改，随时存贮在计算机磁盘或光盘中，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　2.2改变了分类方式

　　鉴于电子文件信息与载体的可分离性，档案的实体分类整理可能将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征都已经发生了变化，电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类整理。

　　2.3改变了鉴定的内容、标准和方法

　　由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大，电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据也将会不断地修改和补充，故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件科信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

　　3.电子文件档案管理的对策

　　3.1解决好对所归档的电子文件材料进行技术处理问题

　　从科学技术发展的趋势来看，新型文件材料的电子归档势在必行。这就要求档案工作者必须深入到现行文件材料工作领域，对所产生的大量电子文件材料的接收、鉴别乃至归档、存储工作进行实践和指导，以便保护电子文件材料的原始信息，了解文件材料信息重新组合的来龙去脉，使纸质档案的形成、积累、鉴别、整理等方面的要求能够在电子文件档案之中全部反映出来。要通过采取技术处理，将已归档的电子文件档案更改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件档案的原始结构，保证电子文件档案的可靠性，使之与纸质文件档案一样发挥社会效用。

　　3.2解决好电子文件档案的长期有效保存问题

　　以化学磁性材料为载体的电子文件档案，从理论上讲是能够长期保存的。因为它的信息读出是无接触式、不存在磨损的。电子档案文件材料记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件档案的形成时间过短，在实践上也缺乏长期实际贮存的有效验证，所以，电子文件档案中原始信息的长期保存问题仍然是有待于档案工作者进行深入研究和继续探讨的重要课题。为了防止电子文件档案信息损失，目前，对于长久保存的电子文件档案，依然需要定期进行复制。

　　3.3解决好电子文件档案管理的立体化方向发展问题

　　千百年来，档案管理一直是呈直线状态发展的，随着人们对档案利用服务的重视，使它的利用服务工作和其它基础工作构成一个平面结构，这种平面结构只能反映纸质档案的实际状况。随着电子文件档案的介入，档案种类也在迅速增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

　　因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，从而构成三维空间，形成了立体化的管理结构。对这一管理结构的内容、特征、继续发展和创新，仍然有待于档案工作者继续研究和探讨。

　　3.4解决好档案人员知识结构的变革问题

　　从电子文件档案管理工作的实践看，档案管理人员知识结构的变革和更新迫在眉睫。要使这部分人适应电子文件材料等信息技术和电子文件档案事业的飞速发展，必须采取积极措施抓好其知识的更新换代，通过引进、消化、适应当代信息技术的成果，拥有广博的现代科学技术专业知识，以适应飞速发展的信息技术需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

　　4.结论

　　因此，必须切实做好电子档案信息的安全工作。电子档案的出现是历史的必然也是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全则成了21世纪电子档案管理遇到的新课题，若处理得当必会促进经济建设的稳步发展。