很多人一谈到归档就感到非常畏难，面对一大堆文件材料无从下手，认为太麻烦、“说道”太多。确实，档案部门在归档方面有着严格的质量要求，这是从档案的有效利用和长远保管角度出发所必须的。其实只要您掌握了其中的“窍门”，归档时就会感到很轻松，当然这里的轻松不仅仅是您工作量的减少，而是干的顺，心不烦，得心应手，游刃有余。这里为您支几招。

　　在为您“支招”之前，让我们先来了解一下归档的含义：“归档是指机关的文件处理部门或业务部门及文件工作者，将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本单位档案部门集中保存的活动过程。”（邓绍兴 陈智为 主编《档案管理学》）通俗地讲，就是您在各项社会实践活动中形成的能清晰、准确地反映当时当事的原始记录，对其中有现实和长远价值的文件材料移交档案馆的过程。包括：纸质文字、图表、声像、电子、奖杯（状）等各种载体和各种记录形式的材料。所谓定期移交就是在现行文件材料运行完毕之后，按照有关规定归到档案部门集中保存，此时文件材料即转化为档案。2005年国家交通部、国家档案局联合颁发的《交通档案管理办法》中规定：文书档案一般应在第二年上半年向档案部门归档；科技档案应按不同类别及专业特点进行归档；声像档案一般在年终向档案部门归档，会议形成的声像档案，在会议结束后两个月内由会议主办单位负责归档。目前我校规定科技档案在项目完成后归档，其它档案一般在次年上半年归档。

　　第一招：收集好需要您立卷的文件材料

　　您在平时工作中，在文件办理完毕之后，对属于应由您立卷的文件材料要注意收集，这会在您归档时减少许多麻烦。

　　哪些材料应由您负责立卷呢？1、上级机关下发的文件材料，综合性的由党办、校办立卷归档，专业性、具体业务性的，如果是由您单位承办的，则由您立卷归档。2、以党委、学校名义的发文，由文件的主办部门立卷归档。3、如果是以您部门名义下发，则由您所在部门立卷。4、您单位向党委、学校的请示（报告），正文及相关的批复、批转的原件、原稿 ，由您单位立卷归档。5、职能部门以党委和学校名义召开的全校性各种会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。6、两个以上单位共同发的文件，由主办单位立卷归档。7、临时机构、撤销机构形成的材料，您要在机构撤销前做好整理工作，及时移交学校档案馆保存。8、您部门与外单位分工合作完成的科研、工程项目，由主办单位保存一整套档案，合作单位除保存自己承担任务有关的档案正本外，应将一份复制件交主办单位；9、对于同类型产品、设备的科技文件材料，一般应选择一部（艘、台）立卷归档。10、反映您单位主要职能活动的奖杯、奖状、奖章和锦旗等实物，要及时填写说明，编号登记，以备归档。

　　第二招:将不需要归档的文件材料剔出

　　上级文件：1、上级机关任免、奖惩非我校工作人员的文件；2、普发供参阅、不办的文件 材料；3、上级机关发来供工作参考的抄件；4、上级机关征求意见未定稿的文件；一般性通知。本机关不归档的文件材料：1、重份文件；2、无考查利用价值的事务性、临时性文件；3、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿，4、一般性文件的历次修改稿（主要领导人的亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；5、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。6、无特殊保存价值的信封、一般性表态，提出一般性建议或意见的人民来信；7、本校内部相互抄送的文件材料，不履行公文的行文等材料；8、本校有关人员兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；9、本校各部门收集供参考的文件材料。同机关和非隶属机关不归档的文件材料：1、参加非主管机关召开的会议，不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

　　您了解了归档范围之后，再按照一定规律存放在一起，就会在归档时省去重新筛选的麻烦。

　　对那些不归档的文件材料，您也别急于扔掉，要妥善保管几年后，对一般性文件进行登记，经部门领导批准后再行销毁。对密级文件材料应按有关规定办理。

　　作为兼职档案员的您，首先要了解档案案卷质量要求，才能在归档工作中争取主动。归档案卷质量标准共有十条，即：“归档文件，齐全完整；分类清楚，保持联系；题名确切，容易查找；卷内排列，系统条理；保管期限准确；密级划分恰当；蓝图折叠，符合要求；卷皮书写，正楷整洁；案卷装订，整齐美观；声像资料，清楚清晰。”一看到这么多要求您一定着急了吧？别担心，这十条中需要您做的主要有——

　　一、“归档文件，齐全完整”。这是对归档文件材料完整性要求。要做到这一点，说容易太容易，说难也太难。这难易之间只有一步之遥。在现实工作中，很多人只注重文件的现行效用，不注重长远效用；只注重文件的内容和办理结果，不注重立卷归档。加上缺乏档案意识，所以平时不注意文件材料的收集、保管，不留意文件办理手续是否齐全、制成材料及书写工具是否符合要求等等，所以到归档时不是缺材料就是文件制成材料不合格，这是令兼职档案员和档案人员非常“头疼”的一大难题。但如果您平时工作做的到位，注意严格要求，归档时就不会因为不符合要求而为难。因为档案的本质属性在于它是历史的真实记录，如果没有了当时的生成环境和背景，时过境迁，再补签补办，则很难保证它的真实性。

　　要解决这个问题，告诉您第三招: 平时工作不要有“欠账” ：

　　一、平时注意文件材料的收集和保管

　　1、在文件材料上报下发时，您一定要留有备份。如果是用软盘、光盘或通过网络传输的文件，要打印出一份同版本的纸质文件留存归档。并将在微机上编辑的电子文件妥善保存，按照电子文件归档要求归到档案馆。因为目前正处于纸质文件向电子文件管理过渡时期，按照国家档案局的要求，电子文件必须打印出同版本纸质文件归档，实行纸质文件与电子文件双套归档制；2、根据上级文件要求上报的文件，要将依据文件与上报文件放在一起保存；3、领导审核、签发的定稿（或重要文件的修改稿）要与正本放在一起；4、平时要及时收集各岗位的重要文件，如是需经常查阅的文件，可将原件收集保管，使用复印件传阅。5、在文件运行时要严格履行借阅登记手续，确保文件材料不丢失。6、领导或著名学者参加重要会议带回的各种载体的文件材料，要及时索取。7、在文件运行时，要及时检查文件材料的用纸、书写和签字用笔等是否符合要求。对不符合要求的文件要及时退回重办。

　　二、平时注意文件材料质量的把关

　　左侧图片是我校上报交通部的文件，通称“发文”。该文件在档案术语中称为“正本”。在这份文件运行过程中，除发文格式应按照学校有关规定编辑外，其档案质量要求有以下几点：

　　1、不能是复印件。因为复印件无法起到档案所具有的凭证作用。2、文件的各项信息应该齐全。3、纸张的质量应以有利于长期保管为标准。质地结实耐用，规格一般为A4。4、别忘了一定要在左侧留出装订线。否则归档时还要再加装订边，不仅会给您增添许多额外的工作量，对档案的保管也不利。

　　左图与上图是同一份文件，有校领导同意签发的亲笔签名。在档案术语中被称为"定稿"。在档案的查考利用中它的地位远高于正本。因为它不仅是唯一的，而且是最能反映这一事件真实面貌，最具真实性、可靠性、确定性的。在这份文件运行中，除公文格式应按学校规定操作外，档案的质量要求也有以下几点：

　　1、文件的各项信息要齐全，不能有漏项；2、起草文件及签字时必须使用钢笔、签字笔或毛笔，其墨水的颜色为蓝色或黑色。禁止使用圆珠笔、铅笔，纯蓝色、红色墨水等；3、不能使用复写纸复写。4、左侧留出装订线；5、主体部分如果是直接用微机编辑，请参照对正本要求的有关条款。

　　所以在文件运行时，您一定要参考我们的建议，按照以上的要求，发现问题，及时采取措施补救。否则到归档时，您可能就要重新起草文件，重新找各级领导签字等等。既失去了档案的原始性，失去了文件生成当时的环境和背景，还会给领导和您的工作带来很多不必要的负担。

　　以上这几条要求，您只需在平时繁忙的工作中，“稍带”着做，但在归档时，却可以避免因文件材料丢失、质量不符合要求造成的很多麻烦。绝对是事半功倍！

　　归档案卷质量的第二、四条标准：分类清楚，保持联系；卷内排列，系统条理。这是对案卷的内容要求。您在归档时，面对一大堆文件材料需要进行条理化时，会感到"打怵"。怎么办呢？告诉您第四招--

　　按照归档要求对号入座。我校现在实行的是教育部颁发的高等学校档案实体分类法，将档案分成十大类。您部门的材料属于哪一类，保管期限是多久，如何组卷等等在我们的网站"立卷指导"栏目中写的非常清楚，您完全可以对号入座。对没涉及到的问题也可以随时与我们联系。此外，您还可以按照以下程序立卷：

　　第一道程序：分年度。将文件按其形成或针对的年度分开，注意文件内容针对的时间。我们现在采取的主要是按年度归档:文书档案于第二年的6月30日前归档结束。科技档案按工程项目、产品、课题可以分阶段或全部竣工验收后归档。声像档案归档时间与文书档案相同。人事档案及归档材料应随时归档。电子文件的归档我们今后单独讲。对有些时间上出现交叉的文件，归档原则是：1、一般的收文和发文，放在文件落款的年度；2、年度计划、总结、报告、预决算、统计报表放在针对的年度；3、跨年度的计划、规划、预算放在开始的年度；4、上一年总结和下一年计划写在一起，可放在总结的年度；5、跨年度的会议文件，有针对年的放在针对年，无针对年的放在开幕的年度；6、法规性文件放在批准或公开年度；7、案件材料放在结案的年度；8、跨年度的临时性工作形成的文件，分别放在形成的年度；9、跨年度的请示与批复，放在批复的年度，也可放在批复问题的针对或生效年度；10、无批复的重要请示放在请示年度，并在备考表说明。

　　第二道程序：分级别。将文件按其来源，分成本级、上级、同级和下级，注意本校与上、下级文件之间的联系，对于密不可分的应放在一起立卷。本校的请示与上级的批复，下级的请示与本校的批复，由文件承办部门立卷；上级针对本校的指示、通知、通报、批示、任免、命令等，由本校文件承办部门和执行情况一起立卷；普发性的文件先按问题分开，再按文件来源（国家、部门、省、市）立卷。

　　第三道程序：分问题：总的原则：将文件按其内容所反映的问题分开，注意处理不宜按问题立卷的文件材料。一个问题、一项工作、一起案件、一次会议形成的文件必须组成一卷或连续几卷；一份文件的正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文与被转发文和多种文字形成的同一份文件，必须放在一起立卷；反映两个以上问题相近的文件材料，以其反映的主要问题为准。热转印、热敏纸的传真件因其字迹极易消失必须复印后存档，并将传真件与复印件一起归档立卷。复印件在前，传真件在后。

　　这里需要特殊强调的是秘级文件：文件共分三个密级：绝密、机密、秘密。分别指国家的核心、重要、一般秘密。同一案卷内密级不同的，卷皮上应标注最高密级。

　　归档案卷质量的第三条标准：保管期限准确。这是对档案价值提出的要求。告诉您第五招-- 掌握保管期限的原则：1、凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校、国家建设、历史研究及科学研究等工作有长远价值的文件材料为永久保管。2、凡是反映学校一般职能活动的，对本校有长期价值的文件材料为长期保管。3、凡是在较短时间内，对本部门有参考利用价值的文件材料为短期保管。

　　第六招--平时完成组卷工作。以上讲的您如果都能领会和接受，您在文件材料办理完毕后，可以将需同一年归档的文件材料，按照相同的保管期限、以问题为主，兼顾其它特征，适当分级、保持联系，照顾数量的方法，将文件直接归入相应的盒（夹）中保管。

　　说到这里，您到归档时只需做：1、拟写案卷标题。标题要求简明扼要，通俗易懂，准确地提示出卷内文件材料的基本内容。基本结构包括责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分。必要时，还应标明地区、收发文机关和时间。目前这项工作基本上由档案人员协助完成2、按照档案要求，将每一卷进行合理排列。3、文件目录的微机录入。4、打页号。

　　您看，如果这样做了，到归档时是不是少了许多令您烦恼的环节呢？当然，任何工作都不能一蹴而就，归档工作更需要您的耐心和扎扎实实一步步去做。