大数据时代, 实物与声像档案的数字化管理对于企业档案管理的安全性以及高效性有着重要的影响。但是, 现阶段, 大数据时代背景下, 企业的实物与声像档案的数字化管理还存在着很多的问题, 而相关的理论研究也还不够成熟, 所以本文针对大数据时代实物与声像档案的数字化管理的分析研究是很有现实意义的。

　　1、大数据时代实物与声像档案的数字化管理特点与现存问题

　　大数据时代, 实物与声像档案的数字化管理应运而生, 与传统档案管理相比, 呈现出鲜明的特点, 同时也促进了档案管理的科学发展, 但是现阶段, 基于大数据时代背景下的实物与声像档案的数字化管理也还有很多的不足之处, 要想进一步了解大数据时代实物与声像档案的数字化管理, 就要对其特点以及现存问题进行较为系统的分析。

　　1.1 特点

　　随着我国信息技术的快速发展, 大数据也逐渐走入了人们的视线。大数据, 也可以称为巨量数据, 通常是指无法通过现有的主流数据处理软件在合理的时间内进行采集、管理、处理的, 数据量极其巨大的资讯。大数据以其信息容量大、处理效率高、信息结构多样等优势, 在档案管理中的应用也越来越广泛。大数据时代背景下, 数字化档案管理与传统档案管理相比, 有了质的飞跃。数字化档案管理, 是一种运行于高速宽带网络的、具有跨数据库检索功能以及数字化信息资源的库群。数字化档案管可以针对具有多媒体信息选择性收集、加工、存储, 从而形成相应的有价值的档案文献。可以说, 数字化档案管理系统是数字信息的存储数据库。用户可以利用数字技术, 进行档案资料的组织管理、存储以及获取服务。而随着数字化档案管理系统的不断推广, 其也呈现出了价格低廉、安全性高、可靠性强、便捷性大等特点, 特别是对于实物、声像档案管理而言, 数字化管理模式下, 档案也更加表现出其直观生动, 操作性强的优势。

　　1.2 现存问题

　　现阶段, 在我国的大数据时代背景下, 实物与声像是数字化档案管理的重要组成部分。其中, 能够反映职能活动、历史事件的, 具有一定价值的、有着原始性、直观性以及确定性特征的物质实体叫做实物档案, 例如, 证书、奖杯、锦旗、牌匾等。而以感光材料或者磁性材料为载体的, 以声音、图像方式记录各种活动的, 具有一定保存价值的历史记录叫做声像档案。例如, 照片、磁带、录像带等。实物与声像档案在数字化管理的过程中, 还存在着很多的问题, 数字化的程度也有待提高, 主要表现在以下几个方面。首先, 工作环节的重复问题。实物和声像档案的管理载体众多, 细化分类, 针对性管理都需要大量的重复劳动, 对复合型人才的需求也不断增加。其次, 资金投入巨大。实物、声像与常规的文书档案不同, 其载体具有特殊性, 存储环境的要求也更为严格, 通常情况下, 要进行专门存储设备的购入, 从而增加成本投入。再次, 对管理体系的构建、档案管理效率的提高有一定的影响, 这是因为现阶段的实物、声像档案管理体系的构建需要同时满足档案多方面的业务需求、模块化设计、网络技术等, 当下企业档案的管理模式还不能适应实物、声像的数字化管理的要求。最后, 对实物、声像档案的保护程度不够, 保护措施不科学, 甚至部分单位没有采取保护措施, 不仅加大了档案检索的难度, 还造成了一定程度上的档案损坏、报废甚至是丢失。

　　2、大数据时代实物与声像档案的数字化管理策略

　　大数据时代背景下, 通过数字化技术可以实现对实物、声像档案的科学管理。以证书、奖章、照片、视频等的数字化转录和编码处理后, 便可以使其存储在计算机档案系统平台之中, 从而使得实物、声像档案的存储、检索、处理、调取等更为方便, 档案管理的效率也会大大提高。具体来说, 大数据时代的实物、声像档案的数字化管理策略主要可以分为以下几个方面。

　　2.1 数字化档案采集

　　数字化档案采集是大数据时代实物与声像档案的数字化管理的重要前提。所谓数字化采集, 就是利用专业的数字化设备, 进行实物、声像档案的一系列数字化, 从而实现相关档案的采集。例如, 利用扫描仪进行照片、证书等档案的扫描, 将收集到的扫描数据传输如计算机档案管理系统之中, 进行编码保存等一系列操作, 就是数字化实物、声像档案采集过程的重要组成部分。数字化档案采集是实现档案的数字化管理的重要基础。数字化档案采集, 首先, 要针对数码胶片等声像档案进行互联网技术下的采集, 其次, 要对所采集的信息进行细化分类。最后把分好的信息档案进行最后的归档。数字化档案采集方式相对于传统数据采集方式来说, 档案资源的利用价值得到了很大的提高, 信息的管理和保存也更为便捷, 即使出现数据损坏或者丢失的现象, 只需再次采集, 不会对原本载体造成不良影响。要想实现实物与声像档案的数字化管理, 做好数字化档案的采集工作是关键。

　　2.2 数字化档案处理

　　数字化档案处理是大数据时代实物与声像档案的数字化管理的核心环节。所谓数字化档案处理, 就是对数字化档案进行调取、整理、删改等一系列操作的过程。大数据时代背景下的数字化档案处理, 首先, 要注意标准的统一性, 即数据信息处理格式的统一, 为后续的归档管理提供方便。而且, 为了保证档案检索的高效率, 确保用户在短时间内锁定目标资源, 可以针对所采集到的档案信息进行统一编码。例如, 在视频光碟声像档案管理的过程中, 可以根据镜头和场景的不同进行视频中相关资料的编目。档案管理的主要目的, 是为了使用的方便, 而不是为了文献资料等的保存, 所以说编目工作十分重要。其次, 建立起档案编目的标准。由于编目的工作量巨大, 工序繁琐, 时间耗费比较长, 所以必须依照统一的标准进行编排。最后, 还要注意档案管理人员的责任以及质量意识的强化, 从而在提高编目水平的同时, 方便用户的档案查找与使用。

　　2.3 档案数据库建设

　　档案数据库建设是大数据时代实物与声像档案的数字化管理的重点环节。为了实现档案资源的高度共享, 提高服务质量, 通常需要建立起档案数据库。在进行数据库建设的过程中, 首先, 做好档案的整理和分类。例如, 声像档案细化成图片、音频和视频等类型的分类, 便可以提高管理与检索的效率以及针对性。其次。档案分析人员要注意数据库的建设与本单位特点的结合程度, 根据企业档案管理的实际需求进行数据库的建设往往可以分为, 专题专项、时间信息、项目工程建设信息等数据库, 这样有利于提升数据库价值, 采取针对性的措施, 确保资源的有效共享。最后, 相关工作人员要切实地考虑到实物、声像档案的特殊性, 存储空间的需求, 系统级别的要求等。基于此, 工作人员可以进行在线档案的构建, 从而减少对存储空间的占用, 提高系统存储空间的利用率。档案数据库建设是数据时代实物与声像档案的数字化管理的必经之路。

　　3、结束语

　　综上所述, 加强对大数据时代实物与声像档案的数字化管理, 有利于我国企业档案管理效率与质量的提高, 对档案的保护、使用、调取等方面也提供了很大的便利, 有利于档案管理的可持续健康发展。而要想加强数字化管理, 就要从企业档案管理的实际出发, 制定好各个环节的管理策略, 结合当下信息技术趋势, 与时俱进, 才能更好地促进企业档案管理的科学发展。