编号是单位各个业务部门按照一定的方法赋予管理对象的一种标识符号，是对管理对象进行识别的一种识别方法。实际工作中，由于同一管理对象的管理部门较多，就产生了各个管理部门自主编号、各自形成一套编号方法的现象，这些编号受标准规范、行业要求或个人工作习惯等多种因素的影响，使得各个管理部门形成的编号往往不统一，给管理对象的业务管理和管理对象相对应归档档案资料的管理带来了不便，也不利于档案的查找利用。本文从分析传统编号管理模式的现状及存在的问题入手，结合业务工作和档案工作实际，引入“三二一”编号管理法，从而解决传统编号方法带来的一系列问题，通过统一的编号来达到业务工作和档案工作的有机统一。

　　1.同一管理对象多部门管理编号的现状

　　实际工作中，由于同一管理对象的不同载体分属不同的管理部门，如一台设备，设备实体的使用归基层区队或生产车间、实验室等生产或教学科研部门，设备的管理维护归机电科或设备科等设备管理部门，该设备形成的固定资产归财务部门管理，设备档案又归资料室或档案室等档案部门管理。各个部门由于管理需要会对其管理对象进行编号，由于缺少必要的协调和沟通，各部门之间也没有统一的编号标准和规范，形成了各部门编号不统一的现状，同一管理对象的编号五花八门，很不统一，给管理对象的各项管理工作带来很多不便。

　　同样，基建项目（如房产）管理、员工管理等也都存在这样的问题，一个基建项目（如建筑物），最开始的规划建设归基建部门管理，建成后归房产部门管理，该房产形成的固定资产归财务部门管理，其对应的档案资料又归档案部门管理；单位员工归人事部门管理，人事档案又归档案部门管理，这些都会形成同一管理对象因不同管理部门而产生不同编号的现象。

　　2.传统编号管理模式存在的问题

　　传统编号管理模式下，对于同一管理对象（如建筑物、设备等固定资产），单位基建（房产）管理部门和设备管理（实验室或生产车间）部门分别采用房产编号和设备编号，财务部门采用固定资产编号，档案部门采用档案分类编号，三个部门分别采用三种（有些单位基建部门和房产部门为一个部门，设备管理和设备使用为一个部门）不同的编号标识本单位的同一管理对象，同一座建筑物、同一台设备分别使用三个不同编号。这种情况下，当各个业务部门与其它相关部门有工作交接或业务联系时，往往会因管理对象在各部门的编号不同而影响工作的快速开展，给业务技术管理和科技档案管理和利用带来诸多不便。

　　人事档案管理中也同样存在这样的问题。人事管理部门对员工有一套按本部门业务习惯的编号（即员工管理号），如每个工人都有一个“工号”，档案归综合档案室管理后，档案部门又要按相关要求编制一套档号（包括档案分类号和案卷号），两者往往也不统一，遇到工资调整、职称聘任等业务活动，产生大量需归档人事档案材料时，人事管理部门按自己部门编制的员工管理号产生的归档材料，档案部门还要再转换成相对应的档号才能一一对号归档，很是麻烦；同样，人事部门查档时也不能根据员工管理号直接查到所需档案，还要建立员工管理号与档号的关联才能顺利查找到档案，这样凭空多出很多不必要的工作内容，严重影响工作效率，造成大量重复性工作。

　　3.“三二一”编号管理法的内涵

　　针对以上问题，笔者认为可以对管理对象采用“三二一”编号管理法来达到统一编号、统一管理的目的。“三二一”编号管理主要是指科技档案（基建档案、设备档案等）的“三号统一”和人事档案的“二号统一”编号管理。科技档案的“三号统一”指科技（业务）管理、固定资产（财务）管理和档案编号（档案）管理的统一，人事档案的“二号统一”指的是人事部门员工编号（业务）管理和人事档案编号（档案）管理的统一。

　　4.“三二一”编号管理法的应用

　　实际工作中可以通过协调档案部门、业务部门、财务部门这三个部门的编号管理，实现档案编号、业务编号、固定资产编号的统一。即实现设备档案分类编号与设备编号和设备固定资产编号的统一，基建档案分类编号也同时与房产编号、房屋固定资产编号统一，即设备和基建管理、固定资产管理与档案管理的“三号统一”，使三类部门对同一管理对象有了统一编号，也就有了“共同语言”，能够推进业务技术管理、财务管理和档案管理标准化工作，也便于档案信息资源的数据共享。

　　同样人事管理部门和档案管理部门也要搞好协调合作，商定统一的编号标准对每一个员工进行统一的编号，做到员工管理号与人事档案号的“二号统一”，人事管理业务工作中产生的归档材料能够按统一的编号进行归档，人事档案的查阅利用也可以直接按员工管理号来查询，实现人事管理部门和人事档案管理部门的互连互通，就不会再产生好多不必要的麻烦了。

　　5.“三二一”编号管理法的优势

　　“三二一”编号管理法极大地便利了技术及业务管理工作，采用“三二一”编号管理法之后，单位内部的科技管理、固定资产管理、科技档案管理和人事管理、人事档案管理都有了各自的“共同语言”，便利了相关部门的工作，尤其在实现计算机网络化管理之后，其优越性会更加全面体现出来。例如，某一台设备需要大修，设备管理部门只要将该设备编号（即设备部门档案分类号）和大修资金数额输入计算机，就实现了与计划、财务等部门的数据沟通，完成该项资金的审核与使用过程，而大修后产生的设备技术文件资料也能很方便地归档到档案部门，减化了工作流程，节约了工作时间，提高了工作效率。

　　6.小结

　　“三二一”编号管理法，把同一管理对象的编号高度统一，尽可能地减少了各个管理部门业务工作的对接时间，使各个部门信息能互连互通，极大地提高了工作效率，提高了档案的归档速度和查询速度。由于档案部门在各个业务工作中处于流程的末端，各个业务管理部门业务工作中形成的材料最终要向档案部门归档，档案部门如果对各个业务部门的编号方法不闻不问，听之任之，就会工作被动，给自己部门的工作和业务部门今后的归档、档案查阅利用工作带来不便。因此，档案部门要根据档案分类编号工作的要求，提前介入，变被动为主动，事先协调各个业务部门做好“三二一”编号管理法的前期工作。如在参加设备开箱验收工作时就对设备编号、设备固定资产编号提出要求和建议，以便更好地推行“三二一”编号管理法，促进档案工作及各项业务管理工作的顺利、高效开展。