文件与档案本为一物，抑或是不同性质的两个事物？这似乎是一个布满各种陷井、不断让各路英雄好汉纷纷自投罗网、或阴沟翻船的阴险问题。或者，从某种意义上说，也许这不过是一个伪问题。对于爱惜自己羽毛的腕儿来说，弄不好虽不至于一世英名毁于一旦，但也会在开屏之时不小心露出身后的光屁股蛋。因此，这一锅浑水可轻易趟不得。幸好，咱不是什么英雄好汉，所以也不妨混水摸鱼一番。

所谓“柿子要挑软的捏”，咱先摸一摸捏一捏“文件”这物事。为啥？因为大伙对于文件概念基本上已达成了一定的共识，认为可以从狭义和广义两个方面去定义。

早期的文件就是指狭义的文件，即公文或文书（国内的更狭义，也就是指现行公共文件，而国外从来就没有仅限于现行文件）。我们从国外文件定义的发展历程就可以更明确地看出这样的趋势，原本只属于行政机构产物的文件逐渐淡化其官方色彩，从公共文件向“社会记忆”拓展，文件的外延也相应越来越扩展。，

一方面，关于狭义的文件定义可以是五花八门，而另一方面，广义的文件定义正逐渐趋于一致。原因很简单，只有广义的文件定义才可能具备广泛的认同性，才可能形成“在全世界普遍都能得到认可的、‘放之四海而皆准’的、可以反映事物本质和客观规律的概念”。

“文件”的常用英文术语是“records”，而“record”的本来含义是“记录”。文件就是人们在从事各种活动或事务中形成的“信息记录”或“记录信息（源）”（recorded information）。通俗点说，就是“办事”之前的准备、开始、中间过程及完事之后，都有一整套相关程序及记录。打个不太恰当的比方，“洞房花烛夜”那一方留下点点落红的小香巾，保证了它是“直接形成的、具有原始性”的“办事”记录，因而可以作为“处女（原件）”证据。由此看来，所谓的直接形成、原始性等，不过是为了保证具备一种“正当”的证据性而已。

而据说，我们今天十分强调的档案原件意识，在古代的档案管理中还是模糊的、不自觉的，或者说所谓的原件意识是我们强加上去的。那时往往“仅注重档案信息内容的真实可靠性，档案保护的手段则通过‘修写’”——重抄一份或数份就足矣。相应地，那所谓的“贞操观念”也是秦汉以后才逐步强化的。在春秋战国时期，群雄逐鹿热血沸腾，人们内心的野性和本真还没有被各种繁琐礼教所束缚，哪有什么“处女情结”？只需要内心真实的情感流露，这不也是在追求内容的真实性吗？那才是真正的“百花齐放百鸟争鸣”啊。

到今天，伴随着网络的无限延伸而“爆炸式”产生的电子文件也对所谓的“原件”提出了挑战。正如“处女膜再造术”使得以往以“保护膜”的完好无损作为检验标准的手段已失效一样，以计算机技术为代表的现代技术也使文件的“原件”变得更加难以确定了。如果说不合时宜的“贞操观念”、“处女情结”应让位于追求情感真实性的话，那么文件的原始性、原件意识则应取而代之以凭证性，并以此来确保其真实性和可靠性。

相对而言，广义的文件定义比较容易达成共识，并且这已经很接近广义的档案定义了，可能少的是“保存”二字。而国外不少的文件定义中也有“保存”字样，因而在此意义上说“文件就是档案”也算不得什么胡言乱语。当然，关键在于如何理解“保存价值”。

但话说回来，只有当文件可以作为档案的属概念之后，我们才能进一步讨论，档案是文件的一部分还是文件的全部？究竟什么样的文件才是档案？正是在这样的前提下，国际档案理事会的法语定义与英语定义才产生不同。

国外似乎不存在这样的困扰，但在国内确实有不同观点，认为文件不能涵盖所有的档案，比如“科技文件材料”的提法就很有意思。因为在某些人看来，文件外延扩展的同时，也有一些东西混进“革命队伍”来了，而且这些非主流材料有不少还成了“先进分子”，还要“入档”，比如图书期刊、图纸、照片、磁带、磁盘、光盘等，甚至还有各种标本和模型。不能就这么轻易放过这些“知识分子（载体）”，至少也要带个帽子吧，比如“可以改造好的”之类的尾巴，于是这些东西就用“文件材料”来称呼，意思说你们还不是根正苗红的“文件”。

另外，实物档案、口述档案的提法也值得关注。“实物档案”就象“有脑人”的说法一样显得有点儿累赘，以至于可能使人产生疑问：难道有什么档案不是实物？不过这倒也无伤大雅，只要它是信息记录就行。但问题是，那些标本和模型是用何种人工标识符号记录的呢？所以，如果你有保存那一方“初夜”小香巾以备日后、可以慢慢仔细鉴赏把玩的癖好，我还可以报以“同情的理解”。但假如你非要把它当“实物档案”供着，我也只能大脑一片空白变成“无脑人”了。至于口述档案，既然产生于口述活动，当然也是文件，成为档案则属正常。就如同，不管是后娘养的还是后娘生的，毕竟都是自家的孩子嘛。

这样看来，文件是可以作为档案的属概念的。而对于什么样的文件才能成为档案，就集中在凭证性的保证及“保存”二字上了。

也就是说，如果文件的法定凭证性能通过各种管理手段确定下来，它就具备了档案的“凭证价值”（或保存价值），即可以转化为档案。至于何时，是在文件形成之时，还是经过“档案化”处理或存档，或须办理严格的归档手续，甚至是进馆？则不必苛求统一，也无法统一。就象成为合法夫妻，最好是去登记，但这并非确认夫妻关系的惟一方式，可以因人而异。

实际上，在工作实践中也是如此。由于所有的文件都具有各自不同的保存价值和特定的保存地点，因此不同种类、不同类型文件何时转化为档案、保存在何处是差异较大的。进而言之，对于什么叫档案，不仅古今中外有差异，就是在中国，针对不同种类、不同类型的文件，答案也可以是多种多样的。最终目的只有一个：便于管理和有效地提供利用。

也许，这种基于文件概念普适性的特色，才是中国档案学所应追求的特色，这比什么实物档案、现行档案之类的提法更实在些。