1、必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。
2、法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外。
3、工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。
4、必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。
5、数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。
6、必须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。
7、应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。
8、应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。
9、必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。