电子文件的收集归档方式有介质归档与网络归档两种。介质归档是指档案机构对于已被卸载保存到脱机介质实体上的电子文件进行收集与接收。网络归档也称在线归档，是指档案机构对电子文件通过网络传输进行收集与接收。网络归档按归档后电子文件的组织形式划分，又可分为物理归档和逻辑归档。物理归档是指改变电子文件存储的物理位置，通过网络传输将其存储到档案机构规定的地址中，其实质是将电子文件集中存储在档案部门指定或拥有的物理载体上。逻辑归档是指不改变电子文件存储的物理位置，档案机构仅接收和控制逻辑地址等电子文件的有关信息，并通过网络对电子文件进行管理和提供利用。网络归档按归档时机划分，又可分为实时归档与滞后归档。实时归档也称即时归档，其特点是在电子文件形成之初就由档案机构管理和控制起来，并跟踪其整个生命过程增添必要的背景信息。滞后归档是在电子文件办理完毕之后才由档案机构对其进行管理。它符合传统档案工作观念，但不利于对电子文件的有效管理。

　　在上述两种归档方式的选择过程中，网络归档是适合电子文件生存与发展的归档方式，也将是今后主要的发展方向。

　　在电子文件管理过程中，网络扮演着不可或缺的角色。电子文件可以说是在计算机中诞生，在网络中生存的。网络是电子文件传输的最主要的媒体，利用网络收集与管理电子文件是最迅捷的工作方法。如前所述，档案机构要实现前端控制在管理体制上还存在一定的问题，而网络归档有利于依靠技术手段实现前端控制。在目前阶段，最有效、最符合电子文件形成规律的前端控制实现方法，是档案工作利用网络伸展前端控制之手，即利用网络化的电子文件计算机管理系统对处于形成和办理阶段的电子文件实时地进行有效的监控，从而对电子文件的整个生命周期进行全过程控制与管理。电子文件信息具有易变性，有必要在电子文件形成之初，甚至是尚未形成之前，就开始对其形成和办理的动态的全过程实行严格的监督控制，并且将一切必要的背景信息记录在案，以此来保证和证明电子文件的原始性和可靠性，这是确保电子文件凭证价值不可或缺的因素。所以，应该在电子文件开始形成的时候，档案机构就通过网络化的电子文件计算机管理系统将其进行实时的逻辑归档，将电子文件自身及相关的背景信息和各类数据统一监督、控制和管理起来，从而实现对电子文件有效的管理。关于电子文件管理系统，本书在第五章第二节中还要进行相关论述。

　　国家档案局已经计划“从2002年开始，在统战部、财政部、国家税务总局、中国银行、中国建设银行等单位以及北京、上海、杭州等地的市级机关开展电子文件归档的试点工作”。“在北京、上海、江苏、浙江、福建、广东等地选择国家档案馆和中央企业档案馆开展网络环境下接收电子档案试点工作。”

　　网络构筑了崭新的虚拟空间，创造了虚拟化的管理方式。利用网络，档案工作的管理能力和管理范围将会极大地拓展。档案机构可以向任何文件形成机构以逻辑归档形式及时地收集所有电子文件。任何电子文件一经产生，档案部门即可通过网络对其进行管理与控制，而且通过这种管理，有相应权限的利用者就可迅速而方便地在网络上进行利用。这样，档案工作可以实现对电子文件的有效管理。