档案整理的质量和安全通过硬件、软件和人员３ 个方面保障。

硬件

硬件包括档案整理工作场地、场地的配套设施、整理所需材料、办公设备等。

档案整理有在档案部门工作地点内部整理和不在档案部门工作地点整理两种，但是由于档案移动的不安全性和保密的需要，除非特殊情况，应选在档案部门工作地点内部整理。而且工作场地能够满足“十防” (防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体) 要求，并在场地内部安装监控。工作场地应与档案整理工作人员生活区分开。

档案整理公司或档案部门需协商或者招标和合同上约定场地的配套设施、整理所需材料、办公设备等由哪方提供。一般而言，整理所需材料如目录、备考表、卷皮、装订线等，由档案部门提供，以保证整理材料材质上的要求和库房内整理过的档案的统一性。由于整理过程中，并没有涉及档案具体信息的计算机录入，只有档案各项目的数目需要使用计算机，所以办公计算机由双方中任意一方提供均可。

在档案整理人员生活区除整理人员放置个人物品的设施外，还需有放置访客手机、数码设备等不能带入工作场地的物品的储物柜。

在档案整理人员工作区，应将规章制度制成标牌并上墙，并配备档案整理的工具书(如字典、公文格式规范、档案整理规范要求等)、档案装具。在档案整理人员生活区和工作区均必须配备消防设备。

软件

软件主要指规章制度、整理规范等。

档案整理工作需要在招投标之前确定整理标准、验收标准、保密制度、管理制度等。档案外包服务商需要了解国家规定的档案存放要求、消防要求、保密要求等，并制定服务商内部保密规定、管理规定和安全规定等。双方在签订合同时，需明确权利义务，并签订保密协议。

在整理过程中，需要制定工作场地使用规定、外来人员来访登记表、档案整理人员保密审查和协议、水电门窗负责人登记表、档案装具钥匙负责人登记表、应急预案等，保障档案工作场地和档案实体的安全。

制定档案出入库手续、档案流转交接登记表、档案数量统计表。

人员

档案部门需派专业人士监督和质检，并解决、沟通档案整理中遇到的问题。

在档案整理之前，对档案整理工作人员进行资格审查，公司需提供整理工作人员审查情况和保密协议。对全体档案整理人员进行档案法律法规的普及，确立档案整理的严谨性和责任。由公司或者档案部门其中一方对档案整理人员进行档案整理业务培训、保密培训、安全培训等，其中包含对消防器材的使用。在项目进行过程中，对新进人员同样需要进行以上内容的审核和培训。所有工作人员在培训合格后，方可进行整理工作。

档案整理工作对工作人员的素质有很高的要求。档案外包服务商招聘具有一定文字功底、档案整理能力、工作责任心强的工作人员，在档案整理中才会比较顺利。

由于档案本身的复杂性，在整理过程中，可能会存在整理规则里没有提及或者明确的问题，档案整理工作人员需及时与档案部门人员联系，确定整理办法，补充到整理细则中，并通知相关人员。