1.编写档案著录标引单
为便于快速检索录像信息，需录入档案网络数据库管理软件的数据，著录项目有：档案题名、原档号、时间、人物、主题词、文件标题等。
2.浏览检查录像档案
浏览录像档案，进行分段，查找录像内容，把录像档案按著录项目中的文件内容分段，记录每段起始时间、位置。
3.采集数据
采集录像档案，存入电脑硬盘。打开相应视频采集软件，可在该视频监视窗口中，看到录像信息。根据录像带质量情况和规格，设置相应参数，把握采集录像信息质量。建立相应段落文件名，输入电脑硬盘，形成数字化的录像档案。打开服务器，录像档案信息连接上网。
4.刻制光盘
如果录像需存储光盘保存、利用，可先建立光盘内目录页面，可供利用者浏览光盘时方便查找。然后，采用刻录软件把存入硬盘的数字录像和光盘目录页面一同刻录到刻录机中的光盘上。根据需求可选择 VCD、DVD、CD-R 等格式。利用者可使用数据库管理软件检索所需录像的光盘序号，查找录像档案内容。
5.录入录像档案数据库数据
档案网络数据库管理系统可实现网络档案目录管理、档案全文管理。按照著录项目录入数据库数据。利用者通过数据库管理系统软件界面检索任何一著录项目查找到所需录像档案资料文件名，点击文件名可打开该段录像内容。